Mikä on Petty Cash?
Pieni kassarahasto on pieni määrä käteistä, jota pidetään kädessä pienten kulujen, kuten toimistotarvikkeiden tai korvausten, maksamiseksi. Pieni kassarahasto suoritetaan määräajoin täsmäytyksissä, ja liiketapahtumat kirjataan myös tilinpäätökseen. Jokaisessa suurempien yritysten osastossa voi olla pieni kassarahasto, joka voi olla laatikko tai laatikko.
Avainsanat
- Pieni raha tai pienkassarahasto on pieni käteissumma, jota käytetään menojen maksamiseen, niin pieni, että se ansaitsee shekin kirjoittamisen. Jokaisessa osastossa voi olla pienikokoinen kassalaatikko tai laatikko suurille yrityksille.Pieni kassarahasto voidaan käyttää toimistotarvikkeista, asiakkaiden korteista, kukista, työntekijöiden katettujen lounasten maksamisesta tai työntekijöiden kulujen korvaamisesta.
Petty-käteisvarojen ymmärtäminen
Pienet käteiskaupat tarjoavat mukavuuden pienille liiketoimille, joille sekin antaminen on kohtuutonta tai mahdotonta hyväksyä. Pieni käteismäärä, jonka yritys pitää vähäisenä, vaihtelee, ja monet yritykset pitävät 50–200 dollaria pienellä rahalla. Esimerkkejä transaktioista, joihin pienimuotoista rahaa käytetään, ovat:
- ToimistotarvikkeetKortit asiakkailleKukkaKerroitetun lounaan maksaminen pienelle työntekijäryhmälleTyöntekijän korvaaminen pienistä työhön liittyvistä kuluista
Rahaston ylläpitäjät on nimitetty valvomaan rahastoa. Pidätystehtäviin sisältyy yleensä pienen käteismääräyksen noudattaminen, lisärahoituspyyntö ja varojen jakaminen.
Erityiset näkökohdat
Pieni kassarahasto sovitetaan määräajoin varmistaakseen, että rahaston saldo on oikea. Tyypillisesti, kun pienet kassavarat laskevat ennalta asetetulle tasolle, säilytysyhteisö hakee lisäkassaa kassalta. Tällä hetkellä kaikkien tulojen kokonaismäärä lasketaan sen varmistamiseksi, että se vastaa pienen käteislaatikon maksettuja varoja. Jos uusia varoja tarvitaan, kassa kirjoittaa uuden sekin pienen käteislaatikon rahoittamiseksi ja ottaa vastineeksi käteisvarojen tyhjentämisestä tehdyt ostot.
Täsmäytysprosessi varmistaa, että rahaston jäljellä oleva saldo on sama kuin alkuperäisen saldon vähennys kuitissa ja laskuissa eriteltyjen maksujen välillä. Jos jäljellä oleva saldo on pienempi kuin sen pitäisi olla, pulaa on. Jos jäljellä oleva saldo on enemmän kuin sen pitäisi olla, ylijäämä on. Vaikka epätasapainossa voi olla pieniä eroja, erojen lähde tulisi tunnistaa ja korjata.
Internal Revenue Service (IRS) suosittelee arkistamaan pienet kassakkeet ja liittämään ne kuiteisiin pienten käteismenojen kirjaamiseksi ja dokumentoimiseksi.
Petty Cash -vaatimukset
Pienen kassarahaston käyttö kiertää tiettyjä sisäisiä tarkastuksia. Pienten käteisvarojen saatavuus ei tarkoita, että niitä voi käyttää mihin tahansa tarkoitukseen ja kuka tahansa. Monet yritykset käyttävät rahaston hallinnassa tiukkaa sisäistä valvontaa. Usein rajoitetuilla henkilöillä on valtuudet hyväksyä maksut, ja he voivat tehdä niin vain kustannuksiin, jotka liittyvät lailliseen yrityksen toimintaan tai toimintaan.
Pienkassalaista voidaan määrätä antamaan sekki pienen käteislaatikon rahoittamiseksi ja asianmukaisten kirjanpidollisten merkintöjen tekemistä varten. Pienen kassakäsittelijän tehtävänä on jakaa käteinen ja kerätä kuitit kaikista ostoista tai varojen käytöstä. Kun pienten käteisvarojen kokonaismäärä vähenee, tulojen tulisi kasvaa ja sidota nostetun kokonaismäärän kanssa.
Kaksi prosessia, jolla on pienikokoinen kassa ja vähäinen kassanhoitaja, auttavat pitämään rahat turvassa ja varmistamaan, että vain valtuutetuilla on pääsy siihen.
Tallennus pikkukäyttöön
Kun pieni kassarahasto on käytössä, pienet käteissuoritukset kirjataan edelleen tilinpäätökseen. Kirjanpitopäiväkirjamerkintöjä ei tehdä, kun ostokset tehdään pienellä käteisellä. Päiväkirjamerkinnät kirjataan vasta, kun säilytysyhteisö tarvitsee enemmän rahaa - ja vastaanottaa uusia varoja vastaanottotodistuksia vastaan. Päiväkirjamerkinnästä, joka antaa säilytysyhteisölle enemmän rahaa, on veloitus pienelle kassarahastolle ja hyvitys käteiselle.
Jos pulaa tai ylijäämää on, päiväkirjarivimerkintä kirjataan ylimääräiselle / lyhyelle tilille. Jos pienkassarahasto on ohi, hyvitys edustaa hyvitystä. Jos pienkassarahasto on pieni, veloitus kirjataan tappiota varten. Yli- tai lyhytaikaista tiliä käytetään rahaston tasapainottamiseen sovinnon yhteydessä.
