Mikä on tosite?
Kuponki on asiakirja, jota yrityksen ostoviranomainen käyttää keräämään ja arkistoimaan kaikki vastuuvelvollisuuden maksamiseksi tarvittavat tositteet. Kupong on lähinnä maksettavien tilien varmuuskopioita. Ostovelat ovat yritysten lyhytaikaisia laskuja myyjille ja toimittajille.
Seteli on tärkeä, koska se on sisäinen kirjanpidon valvontamekanismi, joka varmistaa, että kaikki maksut on oikein valvottu ja että ostetut tavarat tai palvelut todella vastaanotetaan.
Avainsanat
- Seteli on asiakirja, jota yrityksen osto-osastot käyttävät ja joka sisältää laskun tositteet. Seteli on lähinnä maksettavien osien varmuuskopioasiakirjat, jotka ovat yritysten velkoja myyjille ja toimittajille.Kupongin asiakirjat voivat sisältää toimittajan lasku, velkasumma, eräpäivä, pääkirjatilit ja lähetyskuitit.Kaikki erääntyneiden tositteiden määrät lasketaan yhteen ja yksi kertasumma kirjataan taseeseen myyntisaataviin.
Kuinka tositteet toimivat
Yrityksillä on erilaisia lyhytaikaisia taloudellisia velvoitteita tavarantoimittajiin ja myyjiin koko tilikauden ajan. Yrityksen on ehkä ostettava varastoja tai raaka-aineita toimittajilta, joita käytetään yrityksen tavaroiden tuotannossa. Toimittajat myöntävät yritykselle lähinnä luoton jatkamisen, joka mahdollistaa maksun suorittamisen lähitulevaisuudessa, kuten 30, 60 tai 90 päivää.
Kuponki on lomake, joka sisältää kaikki tositteet, joista käy ilmi velat ja kaikki tavarantoimittajalle tai myyjälle maksetut maksut. Seteli ja tarvittavat asiakirjat kirjataan tositerekisteriin. Jotkut tositteen tositteet voivat sisältää:
- Toimittajalta tai toimittajan nimeltä maksettava laskuMaksuvelvollisuudet, kuten velkasumma, eräpäivä ja mahdolliset toimittajan myöntämät alennukset laskun varhaisesta maksamisestaYrityksen ostotilausKviitti, josta käy ilmi, että yritys on vastaanottanut tavarantoimittajalta tavarat kirjanpitoon käytettävät tilitLainavaltuutettujen edustajien allekirjoitukset osto- ja maksua vartenMaksuasiakirja ja päivämäärä, kun toimittajalle on maksettu lasku
Kaikkien niiden tositteiden kokonaismäärä, joilla on erääntynyttä velkasaldoa, kirjataan taseen myyntisaataviin. Kun tosite on maksettu, maksutodistus sisällytetään tositteeseen ja kirjataan maksettuksi tositeksi.
Kuinka tositteet ovat hyödyllisiä
Yhtiön tositteet toimivat keskeisenä todisteen lähteenä tilintarkastuksen yhteydessä. Tilintarkastaja suorittaa sarjan menettelytapoja määrittääkseen, onko tilinpäätöksessä olennaista virheellisyyttä. Kupongit todistavat ostettujen tavaroiden tosiasiallisen vastaanoton, mikä tukee tilintarkastajan väitettä, että tilinpäätökseen merkityt tavarat ja palvelut ovat todella olemassa. Kupongit oikeuttavat myös yrityksen käteismaksut myyjille ja dokumentoivat pääkirjatilit, joita käytettiin tapahtuman postittamiseen.
Kupongijärjestelmän käyttö vähentää myös riskiä, että työntekijät salaavat varastaakseen yrityksen omaisuutta. Yritykset käyttävät työnjakoa työntekijöiden varkauksien estämiseksi, mikä tarkoittaa, että kriittiset tehtävät osoitetaan organisaation erilaisille ihmisille. Kupongin avulla voidaan todeta, että tehtävät suoritetaan useiden ihmisten toimesta, ja se luo paperiradan, jonka avulla tilintarkastaja voi varmistaa, että tehtävät on erotettu oikein.
Esimerkki tositteesta
Paikallinen ravintola tilaa lihaa ja kalaa muutaman päivän välein myyjiltään. Ravintolapäällikkö täyttää ostotilauksen 30 kilolta lihaa, ja omistaja aloittaa ostotilauksen lähetyksen hyväksymiseksi. Kun lähetys vastaanotetaan, lähetyksen sisältöä verrataan ostotilaukseen sen varmistamiseksi, että lähetys vastaa tilattua. Ravintola täyttää lähetyskuitin prosessin dokumentoimiseksi, ja lähetyskuittiä verrataan myyjän laskuun.
Seteli, joka on kansilehti, joka selittää liitteenä olevat asiakirjat, sisältää ostotilauksen, lähetyskuitin ja laskun. Ostosumma lisätään ja kirjataan taseeseen maksettaviin ostoihin, kunnes se maksetaan. Omistaja tarkistaa kaikki tositteen tiedot ennen allekirjoittamista.
Seteli sisältää myös pääkirjan tilit, joita käytetään tapahtuman kirjaamiseen. Esimerkiksi ravintola voi hyvittää (lisätä) lihavarasto-tiliä ja veloittaa (vähentää) kassatiliä maksun kirjaamiseksi. Maksun kuitti ja päivämäärä kirjataan osoittamaan, että tosite on maksettu. Myytävät velat heijastavat pienempää saldoa, joka johtuu laskun maksamisesta, olettaen, että lisävelkoja ei muodostu.
