Asiakirjarekisteri on kiinteistöasiakirjojen tai muiden maaomistusten rekisteri, jota ylläpitää paikallishallinnon virkamies. Asiakirjarekisteriä käytetään yhdessä myöntäjä-saaja-indeksin kanssa, jossa luetellaan tietueen omistaja ja mahdolliset omaisuuden siirrot.
Asiakirjarekisterin luominen
Vaikka asiakirjarekisteri on saatavana julkiseen tarkasteluun, se vaatii yleensä jonkin aikaa ja valtion apua tiettyjen asuntolainarekisterien tai asiakirjojen saamiseen. Yhdysvalloissa asiakirjarekisteriä ylläpidetään yleensä läänin, kaupungin tai osavaltion tasolla.
Rekisterin merkitys todentamista varten
Asiakirjarekisteri viittaa tiettyyn asemaan hallituksessa, joka valvoo kyseessä olevia tosiasiallisia rekistereitä. Monissa tapauksissa tämä on valittu tehtävä, jonka toimikausi voi kestää neljä vuotta. Kiinteistö- ja omaisuusrekisterien lisäksi asiakirjarekisteri voi olla vastuussa myös avioliittoasiakirjojen myöntämisestä, notaarikomissioiden käsittelystä ja sotilaallisista vastuuvapausrekistereistä.
Toimisto voitaisiin osoittaa arkistoimaan henkilökohtaista omaisuutta koskevat yhtenäiset kauppalakikirjaukset, joissa kirjataan ja suojataan vakuutetun kiinnostusta velallisen tarjoamiin vakuuksiin. Asiakirjarekisterin toimisto voisi myös hoitaa syntymä- ja kuolematodistusten myöntämisen. Julkisten rekisterien kokoelma, jota asiakirjarekisteri valvoo ja jonka vastuulla se voi olla, ulottuu ensimmäisiin hallituksen pitämiin asiakirjoihin. Tämän avulla omaisuuden historia voidaan johtaa alkuperäisten tekojen haltijoille. Tunnistavista tietueista, kuten syntymä- ja kuolematodistuksista, voidaan myös etsiä varhaisimmista saatavissa olevista asiakirjoista, jotka ovat asianomaisen hallituksen hallussa.
Asiakirjarekisterin erityiset velvollisuudet voivat vaihdella tuomioistuimen mukaan. Heidän vastuunsa voivat ulottua tiettyihin petostentorjuntavastuisiin. Tämä voi liittyä henkilöllisyysvarkauksiin, joihin voi kuulua henkilökohtaisten tietojen, kuten syntymätodistusten, väärinkäyttö. Hallinnollisena yksikönä rekisteri saattaa ryhtyä toimiin muistuttaakseen huijareita, jotka tarjoavat myydä heille asiakirjoja, kuten asiakirjoja, tavoittamalla heitä ei-toivotun postin tai muun yhteydenoton kautta.
Asiakirjarekisterin toimisto voi periä kopioista erilaisia maksuja haettavan tietueen tai asiakirjan tyypistä riippuen. Esimerkiksi asiakirjan kopion hinta voi olla 30 dollaria, kun taas muita asiakirjoja voidaan veloittaa sivua kohden.
