Mikä on kirjanpidon tietojärjestelmä (AIS)?
Kirjanpitotietojärjestelmä (AIS) sisältää sisäisten käyttäjien käyttämien taloudellisten ja kirjanpitotietojen keräämisen, säilyttämisen ja käsittelyn tietojen ilmoittamiseksi sijoittajille, velkojille ja veroviranomaisille. Se on yleensä tietokonepohjainen menetelmä kirjanpidollisen toiminnan seuraamiseksi yhdessä tietotekniikkaresurssien kanssa. AIS yhdistää perinteiset kirjanpitokäytännöt, kuten yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) käytön, nykyaikaisiin tietotekniikkaresursseihin.
Kuinka kirjanpitotietojärjestelmiä (AIS) käytetään
Kirjanpitotietojärjestelmä sisältää useita kirjanpitosyklin kannalta tärkeitä elementtejä. Vaikka järjestelmän sisältämät tiedot vaihtelevat toimialoittain ja kokoittain, tyypillinen AIS sisältää tiedot tuloista, kuluista, asiakastiedoista, työntekijöitä koskevista tiedoista ja verotiedoista. Erityiset tiedot sisältävät myyntitilaukset ja analyysiraportit, ostotapahtumat, laskut, tarkistusrekisterit, varastot, palkanlaskennan, kirjanpidon, koetaseet ja tilinpäätöstiedot.
Tilinpitotietojärjestelmässä on oltava tietokantarakenne tietojen tallentamiseksi. Tämä tietokantarakenne on tyypillisesti ohjelmoitu kyselykielellä, joka mahdollistaa taulukon ja datan manipuloinnin. AIS-järjestelmässä on useita kenttiä tietojen syöttämiseen ja aiemmin tallennettujen tietojen muokkaamiseen. Lisäksi kirjanpitotietojärjestelmät ovat usein erittäin turvattuja alustoja, joilla on ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä viruksia, hakkereita ja muita tiedonkeruuta yrittäviä lähteitä vastaan. Tietoturva on yhä tärkeämpää, kun yhä useammat yritykset tallentavat tietonsa sähköisesti.
Kirjanpitotietojärjestelmän eri ulostulot ovat esimerkkejä sen tietojenkäsittelyominaisuuksien monipuolisuudesta. AIS tuottaa raportteja, jotka sisältävät myyntisaamisten ikääntymisraportit asiakasinformaation, käyttöomaisuuden poistoaikataulujen ja taloudellisen raportoinnin koetaldojen perusteella. Asiakasluettelot, verotuslaskelmat ja varastotasot voidaan myös toistaa. Kirjeenvaihto, muistiot tai esitykset eivät kuitenkaan sisälly AIS: ään, koska nämä erät eivät liity suoraan yrityksen taloudelliseen raportointiin tai kirjanpitoon.
Kirjanpitotietojärjestelmien edut
Osastojen välinen rajapinta
Kirjanpitotietojärjestelmä pyrkii liittämään useita osastoja. Järjestelmän sisällä myyntiosasto voi ladata myyntibudjetin. Varastonhallintaryhmä käyttää näitä tietoja varastonlaskennan ja materiaalien hankkimiseen. Kun varasto on ostettu, järjestelmä voi ilmoittaa uudesta laskusta osto-osastolle. AIS voi myös jakaa tietoa uudesta tilauksesta, jotta valmistus-, toimitus- ja asiakaspalveluyksiköt ovat tietoisia myynnistä.
Sisäinen valvonta
Olennainen osa kirjanpidon tietojärjestelmiä liittyy sisäiseen valvontaan. Järjestelmät voidaan sijoittaa järjestelmään sen varmistamiseksi, että arkaluontoiset asiakkaat, myyjät ja yritystiedot säilyvät yrityksessä. Käyttämällä fyysisiä pääsyhyväksyntöjä, kirjautumisvaatimuksia, käyttölokeja, valtuutuksia ja eriyttämällä tehtäviä, käyttäjät voidaan rajoittaa vain asiaankuuluviin tietoihin, jotka ovat tarpeen heidän liiketoimintansa toteuttamiseksi.
