Yksi niistä asioista, joihin pienyritysten omistajien on vastattava, on pysyminen ajan tasalla monien paikallisten, osavaltion ja liittovaltion verovelvoitteiden kanssa. Vaikka suurin osa yritysomistajista palkkaa kirjanpitäjän tai veroammattilaisen käsittelemään veroon liittyviä kysymyksiä, verojärjestelmän ymmärtäminen on tärkeää niille, jotka kantavat lopullisen vastuun kaikkien verovelvoitteiden täyttämisestä. Tässä artikkelissa keskitytään yrityksen omistajan velvollisuuksiin palkkaveroissa. (Opi kuinka palkanlaskennan vähennykset voivat alentaa henkilökohtaista tuloveroasi Payroll Deductions Pay -palvelussa .)
Palkanlaskentaverovelvollisuudet Kaikkien työntekijöiden kanssa työskentelevien yritysten on pidätettävä palkkaverot työntekijöiden palkoista ja maksettava sovellettavat liittovaltion, osavaltion ja paikalliset verot. Työntekijöiden palkkoista yleensä pidätettävät verot sisältävät FICA: n (Medicare ja sosiaaliturvaverot) sekä tarvittaessa liittovaltion, osavaltion ja paikalliset tuloverot. Muita pidättämisvelvoitteita ovat FUTA (liittovaltion työttömyysverolaki) ja Kalifornian, Havaijin, New Jerseyn, New Yorkin ja Rhode Islandin kaltaisissa osavaltioissa työkyvyttömyysvakuutusvero. Verojen maksamatta jättäminen tai maksun laiminlyönti voi johtaa suuriin sakkoihin ja sakkoihin, joten on tärkeää laskea maksettavien palkkaverojen määrä ja maksaa ne ajoissa. (Oikea kirjanpito on välttämätöntä pienille yrityksille. Lue kuusi vaihetta parempaan budjettiin oppiaksesi hallitsemaan tuloja ja kuluja.)
Jos pienyrityksen omistajalla ei ole ulkopuolisia työntekijöitä, mutta hän on osakeyhtiö, yllä olevia sääntöjä sovelletaan myös omistajan palkkoihin, koska hän on pääosin yrityksen ainoa työntekijä. Jos yritystä ei rekisteröidä eikä työntekijöitä ole, omistajan on maksettava arvioidut verot itsenäisten ammatinharjoittajien tuloista vuosineljänneksittäin. (Lue lisätietoja siitä, pitäisikö sinun sisällyttää yritykseesi? Saadaksesi selville, olisiko tämä yritysrakenne sinulle hyödyllinen.)
Palkkaverojen laskeminen Palkkaverot voidaan laskea kolmessa vaiheessa:
- Määritä verovelvolliset työntekijät. Määritä verotettava palkkaLaskele lähdemaksut
Verovelvolliset työntekijät Työntekijät voivat olla työntekijöitä tai riippumattomia urakoitsijoita. Työntekijöitä kohdellaan verovelvollisina työntekijöinä, joilta maksetaan palkkaveroa, kun taas riippumattomat urakoitsijat vastaavat omien verojensa maksamisesta. Yleensä työntekijöitä pidetään työntekijöinä, jos sinulla on oikeus ohjata ja hallita tapaa, jolla he tekevät työtä, eikä pelkästään työn tuloksia. Rajat riippumattomien urakoitsijoiden ja työntekijöiden välillä eivät kuitenkaan aina ole selkeitä. IRS: llä on yleisen lain sääntöjä, jotka sisältävät käyttäytymis-, taloudelliset ja suhteiden testit auttaakseen yrityksen omistajia selvittämään, mitkä työntekijät ovat verovelvollisia.
Käyttäytymistesti Työntekijä on työntekijä, kun työnantajalla on oikeus ohjata ja valvoa työntekijää. Työnantajan ei tarvitse tosiasiallisesti ohjata tai valvoa työntekijää, mutta sillä on oikeus siihen.
Taloudellinen testi Tässä testissä tarkastellaan sitä, missä määrin työnantajalla on työn taloudelliset näkökohdat. Joillakin ammateilla työntekijöiden asema itsenäisenä urakoitsijana tukee huomattavasti työhön käytettyjen tarvikkeiden hallintaa.
Yksi varma tapa erottaa itsenäinen urakoitsija työntekijästä on palvelujen saatavuus. Riippumaton urakoitsija ei ole sidottu yhteen yritykseen ja voi mainostaa palveluita. työntekijä ei voi mainostaa palveluja, ellei hän työskentele yrityksen ulkopuolella itsenäisenä urakoitsijana.
Suhdetesti Tämä testi viittaa tapaan, jolla työnantaja ja työntekijä näkevät suhteensa. Jos työnantajan ja työntekijän suhteen odotetaan jatkuvan tietyn hankkeen loppuun saakka tai tietyn ajan, työntekijä on itsenäinen urakoitsija. Toisaalta, jos suhteella ei ole rajoja, työntekijä on verovelvollinen. (Lisätietoja pienelle yritykselle välttämättömistä suhteista on artikkelissa Pieni yritys: Kyse on kaikista suhteista .)
Verotettava palkka Verollinen palkka on korvausta suoritetuista palveluista, ja se voi sisältää palkan, bonukset tai lahjat. Jotkut korvausmuodot, kuten matka- tai ateriakorvaukset yrityksille, eivät ole veronalaisia palkkoja. Jotta menoja ei voida verottaa, työntekijöiden on todennettava ne kuiteilla tai kuluraporteilla. Niiden on myös oltava tarpeellisia, kohtuullisia ja liiketoimintaan liittyviä. (Jos sinulla on yritystoimintaan liittyviä kuluja, muista pitää kuitit järjestyksessä. Lue 10 askelta verojen valmisteluun, jos haluat lisätietoja suunnittelusta ennen 15. huhtikuuta.)
Pidätyksen laskeminen Kun olet selvittänyt, mitkä työntekijät katsotaan verovelvollisiksi ja mitkä palkat ovat verollista palkkaa, seuraava vaihe on selvittää summa, joka sinun on pidätettävä liittovaltion, osavaltion ja paikallisten verojen sekä FICA: n ja FUTA: n osalta.
Liittovaltion verot Jokaisessa palkkasummassa on pidätettävä liittovaltion tuloverot sovellettavana ajanjaksona. IRS: ssä on kaksi verotaulukoita, joita työnantajat voivat käyttää lähdemaksujen laskemiseen: palkkajako- ja prosenttitaulukot.
Palkkalistat jaotellaan viiteen eri palkkajaksoon (päivittäin, viikoittain, kaksi viikkoa, puolikuukausittain ja kuukausittain). Ennakonpidätyksen määrien määrittämiseksi työnantajat valitsevat työntekijöille sovellettavan palkkajakson ja palkkaerän ja lukevat sitten taulukon poikki sarakkeen, joka näyttää vaadittujen vapautusten määrän.
Prosenttaulutaulukoita on saatavana kahdeksan palkkajaksoa (päivittäin, viikoittain, kaksi viikkoa, puolikuukausittain, kuukausittain, neljännesvuosittain, puolivuosittain ja vuosittain) ja eroteltu siviilisäädyn mukaan. Työnantajat alkavat vähentämällä palkkoja vaadittujen vapautusten perusteella. Seuraavaksi he käyttävät työntekijän siviilisäätyä vastaavaa taulukkoa ja etsivät ennakonpidätyssumman palkkaluokan perusteella.
Yrityksen omistajana velvollisuutenne on tarkastella kahta taulukkosarjaa ja päättää, mikä sopii yrityksellesi. Prosentuaalitaulukot ovat palkkaluokkien osalta kattavampia, joten jos olet tilanteessa, jossa eri työntekijöille maksetaan palkkaa eri palkkakausina, niin prosenttitaulukon tulisi olla valintataulukko. Esimerkiksi, jos työntekijöillesi maksetaan palkkaa neljännesvuosittain, prosenttitaulukot ovat tarkoituksenmukaisempia kuin palkkalistat. Saadaksesi nämä taulukot soita IRS: lle tai mene osoitteeseen http://www.irs.gov/ ja kysy julkaisuja 15 ja 15-A.
Valtion verot
Useimmat osavaltiot käyttävät taulukoita, jotka ovat samanlaisia kuin liittovaltion verotaulukoita, ja voit saada ne menemällä osavaltion verkkosivuston vero-osioon tai ottamalla yhteyttä pienyrityksen hallintoon. Sinun ei tarvitse pidättää valtion veroja lainkäyttöalueilla, jotka eivät aseta valtion veroja tuloille, kuten Alaska, Florida, Texas, Wyoming jaWashington. Muita poikkeuksia ovat osavaltiot, joiden henkilökohtainen tulovero on kiinteä prosenttiosuus liittovaltion verosta, kuten Arizonassa, ja joissa valtion verot ovat kiinteä prosenttimäärä bruttopalkasta, kuten Pennsylvania.
FICA Liittovaltion vakuutusmaksulaki (FICA) on liittovaltion laki, joka velvoittaa työnantajat pidättämään sosiaaliturva- ja Medicare-verot työntekijöille maksettavista palkoista. Se myös vaatii työnantajaa ja työntekijää maksamaan kumpikin puolet FICA-verosta. Sosiaaliturvavero ja Medicare-vero peritään molemmille työntekijöille kiinteänä 4, 2%: n verotustasona sosiaaliturvasta ja 1, 45%: n veroina Medicaressa ja työnantajan yhtenäinen kiinteämääräinen 6, 2%: nsa ja 1, 45%: n vero, mikä luo yhdistetyn FICA-verokannan 15, 3% (sosiaaliturvan osalta 12, 4% ja Medicaren 2, 9%). Itsenäiset ammatinharjoittajat ovat vastuussa maksamaan koko 13, 3% veron itse. (Lue siitä, kuinka hallitus määrittää veroprosentin Laffer-käyrä-avaimesta ihanteellisen veroprosentin lukemiseen .)
Toisin kuin liittovaltion ja osavaltion verot, työntekijän ilmoittamat ennakonpidätykset eivät vaikuta FICA-veroihin. Kerrotaan yksinkertaisesti työntekijän bruttopalkkio sovellettavalla verokannalla määrittääksesi, kuinka paljon pidät pidättää ja kuinka paljon sinun on maksettava työnantajana. Vuosina 2009 ja 2010 sosiaaliturvaveroa sovelletaan vain ensimmäisiin 106 800 dollarin tuloihin, joita kutsutaan myös sosiaaliturvan palkkapohjaksi. Palkkapohjaa mukautetaan vuosittain inflaation mukaan. Medicare-verolla ei ole tulorajaa.
FUTA Työttömyysvero tai FUTA on vero, jonka maksaa vain työnantaja. Sinun on maksettava työttömyysvero, jos jompikumpi seuraavista koskee:
a) Maksat vähintään 1500 dollarin palkkaa vuosineljänneksellä
b)
Sinulla on vähintään yksi työntekijä tietyllä päivällä 20 viikon ajan kalenterivuodesta riippumatta siitä, ovatko viikkoja peräkkäisiä
FUTA-verokanta on 6, 2% vuodelle 2011, ja se peritään kunkin työntekijän ensimmäisiltä 7 000 dollarin palkoilta. Voit kuitenkin hakea hyvityksiä FUTA-bruttoveroosi vastaten maksamiasi valtion työttömyysveroja. Jos maksat valtion työttömyysveroa eräpäivänä, sinulla on oikeus hakea 5, 4%: n hyvitystä, mikä vähentää tosiasiassa FUTA-veroprosentti 0, 8%: iin.
Yhdistäminen kaikki
Palkanlaskentaverojen laskeminen voi olla erittäin monimutkaista, ja on tärkeää lähettää maksut ajallaan, jotta vältetään sakot ja viivästymismaksut. Liittovaltion verojen maksut voidaan suorittaa joko verkossa sähköisen liittovaltion verojen maksujärjestelmän (EFTPS) kautta tai pankkien kautta, joilla on valtuudet hyväksyä liittovaltion maksut. Jos käytät jälkimmäistä menetelmää, jokaisessa maksussa on oltava lomake 8109, jonka voi saada soittamalla IRS-numeroon 1-800-829-4933 tai IRS-verkkosivustolla. FUTA-verot maksetaan yleensä neljännesvuosittain ja tulo- ja FICA-verot talletetaan puolivuosittain tai kuukausittain. IRS lähettää yritysomistajille yleensä kunkin vuoden lopussa ilmoituksen, jossa kerrotaan mitä menetelmää käytetään tulevalle vuodelle.
Yleisesti ottaen talletuksen ajantasaisuus määräytyy sen vastaanottamispäivästä. Eräpäivän jälkeen vastaanotettua postitusmaksua pidetään kuitenkin oikea-aikaisena, jos pystyt osoittamaan, että se postitettiin vähintään kaksi päivää ennen eräpäivää. Saat lisätietoja pienyritysten työnantajien palkkavelvoitteista siirtymällä osoitteeseen http://www.irs.gov/ tai soittamalla IRS: n reaaliaikaiseen puhelinlinjaan numeroon 1-800-829-4933.
Tutustu niihin liittyvään lukemiseen verohyvityksellä pienyritysten aiheuttamiin suunnitelman kuluihin .
