Mikä on yritystietojen hallinta (EIM)?
Yritystietojen hallinta (EIM) tarkoittaa yrityksen luomien ja käyttämien tietojen optimointia, tallentamista ja käsittelyä. Yritystietojen hallinnalla pyritään varmistamaan, että tietoja liiketoimintaomaisuutena hallitaan turvallisesti elinkaarensa ajan ja että ne ovat asianmukaisten liiketoimintaprosessien käytettävissä.
Avainsanat
- Yritystietojen hallinta (EIM) tarkoittaa tietojen optimaalista käyttöä yrityksessä. EIM edistää tietoturvan parantamista, tehokkuuden lisäämistä, tiedon laadun parantamista ja datan integrointia. Joillekin yrityksille yritystietojen hallinta on laillinen välttämättömyys, koska niitä hallitsee tietyt tietojen säilyttämistä ja poistamista koskevat lait. Joitakin haasteita yritystietojen hallintastrategioiden toteuttamiselle ovat yrityskulttuurin muuttaminen, johdon sisäänoston saaminen sekä tietojen muuntaminen ja siirtäminen.
Yritystietojen hallinnan (EIM) ymmärtäminen
Yritystietojen hallintaa (EIM), suhteellisen uutta tiedonhallinnan kurinalaisuutta, käytetään usein universaalina etikettinä prosesseille, politiikoille ja ohjelmistoratkaisuille, joita käytetään datan hallintaan suuressa yrityksessä päivittäisen toiminnan kautta. Pienissä toimissa yhdessä paikassa arkistokaappi lukolla voi olla kaikki tarvittava. Mutta laajempaa ja mukautettavampaa järjestelmää tarvitaan yleensä suurelle yritykselle, jolla on sivuliikkeitä ja liiketoiminta-alueita, joiden rajat ylittävät erilaisilla yksityisyyden ja tietojen käytön sääntelyjärjestelmillä.
Sen lisäksi, että EIM on osa yrityksen tehokkuutta, se on osa monien yritysten lainmukaisuutta, koska yritystiedoilla on erityiset vaatimukset säilyttämiselle ja poistamiselle. Käsittelemällä arkaluontoisia henkilötietoja osana liiketoimintaa, monet finanssialan yritykset ovat jo varhain ottaneet käyttöön yritystietojen hallintaa.
Erityiset näkökohdat
Kansakunnat ja talousvyöhykkeet, kuten Euroopan unioni (EU), ovat aktiivisempia sääntelemään tietoja digitaaliaikakaudella. Uudet määräykset, kuten yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), edellyttävät nyt erityisiä tietosuojavastaavia (DPO) asettamaan henkilötietojen säilyttämisajat ja käyttöoikeudet organisaatiossa. EIM on noussut yhdeksi mahdolliseksi ratkaisuksi näille säännöksille.
EIM: n edut ja haitat
Kuten aiemmin korostettiin, yritystietojen hallinnalla pyritään lisäämään tietojen käytön tehokkuutta, turvallisuutta ja tehokkuutta sekä lisäämään avoimuutta. EIM sallii tietojen integroinnin yrityksessä, tarjoamalla käyttäjille yhtenäisen kuvan, edistämällä yhteistyötä koko organisaation välillä, parantamalla tiedon laatua ja mahdollistamalla organisaation kyky vastata markkinoiden vaatimuksiin.
EIM kohtaa kuitenkin useita haasteita, mukaan lukien tiedostomuotojen monimuotoisuus - tiedostojen erilaiset järjestelyt -, vanhoihin järjestelmiin jumittuneet tiedot ja yleinen käyttökokemus. Yritysten on kyettävä selviytymään tietyistä haasteista suunnitellessaan puitteitaan EIM-strategioilleen, mukaan lukien organisatoriset haasteet (missä he ovat nyt verrattuna mihin he haluavat olla), millaista tukea tietotekniikan ammattilaisilla on yrityksen johtajilta ja miten käsitellä yleinen tiedonhallinta. Monilla suurilla organisaatioilla on osastoja ja toiminnallisia yksiköitä, jotka toimivat siiloissa. Tämän esteen ylittäminen on monella tapaa haaste, etenkin kun otetaan käyttöön yritystietojen hallintastrategioita. Useimmissa tapauksissa se ei ole yhdenmukainen lähestymistapa. Sen sijaan yritysten tulisi olla valmiita soveltamaan parhaita käytäntöjä lähestymistapaansa.
