Virtuaaliassistentti on itsenäinen urakoitsija, joka tarjoaa hallintopalveluita asiakkaille toimiessaan asiakkaan toimiston ulkopuolella. Virtuaaliassistentti toimii tyypillisesti kotitoimistosta, mutta pääsee etäyhteyteen tarvittaviin suunnitteluasiakirjoihin, kuten jaettuihin kalentereihin. Virtuaaliassisteina työskentelevillä ihmisillä on yleensä usean vuoden kokemus sihteeristön tai toimiston johtamisesta.
Hajottamalla virtuaaliassistentti
Virtuaaliassisteista on tullut näkyvämpiä, kun yritykset lisäävät Internetin käyttöä päivittäisessä toiminnassaan. Koska virtuaaliassistentti on urakoitsija, yrityksen ei tarvitse tarjota samoja etuja kuin kokoaikaiselle työntekijälle. Koska virtuaaliassistentti toimii myös muualla, yrityksen toimistossa ei tarvita työpöytää tai muuta työtilaa.
Kuinka palkata yksi
Kun kotoa työskenteleviä freelance-urakoitsijoita on lisääntynyt, työmarkkinoilla on lisääntynyt verkkopohjaisten yritysten määrä, jotka toimivat välittäjinä mahdollisten työnantajien ja urakoitsijoiden välillä. Joillakin freelancer-sivustoilla on valtavia työryhmiä, jotka koostuvat yksilöistä ympäri maailmaa ja joilla on laaja valikoima kokemuksia ja asiantuntemusta.
Näille sivustoille asiakkaat voivat lähettää yksityiskohtia siitä, minkä tyyppisiä tehtäviä he tarvitsevat virtuaaliassistentin suorittamiseen ja enimmäishinnan, jonka he ovat valmiita maksamaan. Freelancerit voivat sitten tehdä tarjouksen työstä ja antaa asiakkaalle näytteitä työstään tarkistettavaksi. Joissain tapauksissa asiakas voi perustaa videokonferenssin haastattelemaan hakijoita ja arvioimaan perusteellisemmin heidän pätevyyttään.
Yksi asiakkaan kannalta virtuaaliassistentin palkkaamisen etu on joustavuus tehdä sopimuksia vain tarvitsemistaan palveluista. Sopimuksen ehdoista riippuen joillekin virtuaaliassisteille voidaan maksaa tehtävä eikä tunti. Sitä vastoin perinteisessä toimistossa työskenteleville työntekijöille maksetaan yleensä kiinteä määrä tunteja päivässä.
Virtuaaliassistentin tehtävät
Virtuaaliassistentin tehtävät vaihtelevat asiakkaan tarpeiden ja sopimuksen ehtojen mukaan. Jotkut virtuaaliassistentit hoitavat toimisto- ja kirjanpitotehtäviä, kun taas toiset voivat lähettää säännöllisiä päivityksiä sosiaaliseen mediaan tai kirjoittaa artikkeleita blogiin. Hyvin pyöristetty virtuaaliassistentti voi hoitaa myös matkajärjestelyt, tapaamisaikataulut, tietojen syöttämisen ja tiedostojen online-tallennuksen.
Ennen virtuaaliassistentin palkkaamista asiakas voi varmistaa sujuvamman työsuhteen luomalla yksityiskohtaiset ohjeet suoritettavista tehtävistä. Kirjallinen käsikirja vähentää väärinkäsitysten riskiä, joita voi tapahtua etäsuhteessa.
