Yritykset käyttävät IRS-lomaketta W-9, verovelvollisen henkilöllisyystodistuksen ja sertifikaatin pyytäminen saadakseen tietoja myyjiltä, joita he palkkaavat itsenäisinä urakoitsijoina (kutsutaan myös freelancereiksi). Kun yritys maksaa urakoitsijalle vähintään 600 dollaria verovuoden aikana, sen on ilmoitettava nämä maksut Internal Revenue Service (IRS) -yritykselle käyttämällä lomaketta 1099-MISC. Yritykset käyttävät nimeä, osoitetta ja sosiaaliturvatunnusta tai verotunnisteita, jotka urakoitsijat antavat lomakkeella W-9 tietojen täyttämiseksi. Lähettäjän tai vastaanottajan ei tule lähettää kopioita IRS: lle.
Itsenäisiä urakoitsijoita palkkaavat yritykset eivät pidä tuloveroa tai maksa Medicare- tai sosiaaliturvaveroja itsenäisistä urakoitsijoistaan, kuten he tekevät työntekijöilleen. Sen sijaan urakoitsijat ovat vastuussa näistä velvoitteista. IRS kuitenkin haluaa tietää, kuinka paljon nämä urakoitsijat saivat varmistaakseen, että he maksavat veronsa, jonka he ovat velkaa, ja se käyttää lomaketta 1099-MISC tiedon keräämiseen. Yritykset eivät lähetä lomaketta W-9 IRS: lle.
W-9-lomakkeen tarkoitus
Tiedot, joita tarvitaan lomakkeessa W-9
Lomakkeessa W-9 pyydetään ilmoittamaan riippumattoman urakoitsijan nimi, toiminimi (jos erilainen), liiketoimintayksikkö (yksityinen yritys, henkilöstöyhtiö, C-yhtiö, S-yhtiö, rahasto / kiinteistö, osakeyhtiö tai "muu") ja yrityksen vero tunnistenumero (tai sosiaaliturvatunnus yksityisyrittäjille, jotka eivät käytä erillistä verotunnusta).
Lomake W-9 pyytää myös lomakkeen täyttävää henkilöä todistamaan, että heitä ei pidä varmuuskopioida. Suurin osa veronmaksajista ei ole, mutta jos he ovat, riippumattoman urakoitsijan palkkaavan yrityksen on pidätettävä tulovero tämän urakoitsijan palkasta kiinteällä 24%: n verokaudella (verovuosiksi 2018–2025) ja lähetettävä se IRS: ään.
Koska lomake W-9 vaatii verotunnuksen tai sosiaaliturvatunnuksen ilmoittamista, sekä lomakkeen täyttäjän että täytetyn lomakkeen vastaanottavan yrityksen on suojattava sitä huolellisesti lähetyksen aikana ja vastaanoton jälkeen suojautuakseen henkilöllisyysvarkauksilta.
Kun sinun ei tarvitse täyttää W-9: tä
Riippumattoman urakoitsijan, joka saa odottamattoman W-9: n, olisi epäröitävä ennen sen täyttämistä ja tutkittava, onko pyynnön esittäjällä perusteltu syy pyytää tätä lomaketta. Rahoituslaitokset käyttävät joskus lomaketta W-9 pyytääkseen tietoja asiakkaalta, kun heidän on ilmoitettava osingoista tai koroista. Ole varovainen täällä: Rahoituslaitoksella pitäisi todennäköisesti olla jo verotunnuksesi numero siitä lähtien, kun avasit tilin.
Toinen tilanne, jossa sinun on epäröitävä ennen lomakkeen W-9 täyttämistä, on se, että sinua pyytävä yritys on työnantajasi ja sinut oletetaan luokiteltavan työntekijäksi, ei itsenäiseksi urakoitsijaksi. Ero on huomattava.
Työntekijä vai riippumaton urakoitsija?
Jos olet työntekijä, työnantajasi pidättää tuloverot, pidättää ja maksaa sosiaaliturva- ja lääkeverot sekä maksaa työttömyysveroa palkasta. Jos olet itsenäinen urakoitsija, niin ei. Tämä tarkoittaa sitä, että olet vastuussa työnantajan osuudesta sosiaaliturva- ja lääkeveroissa, ja että et ole oikeutettu työttömyyskorvaukseen, jos lomautet.
Häikäilemätön tai taloudellisesti vaikeuksissa oleva työnantaja saattaa yrittää luokitella työntekijän itsenäiseksi urakoitsijaksi rahaa säästäen. Jos sinut luokitellaan itsenäiseksi urakoitsijaksi, työnantajan vero "säästöt" tulevat taskussa itsenäisen ammatinharjoittamisen verona. Sinusta tulee myös vastuussa arvioitujen verojen laskemisesta ja maksamisesta neljä kertaa vuodessa ja aikataulun C täyttämisestä, kun arkistoit vuosittaisen veroilmoituksen.
Ei ole aina selvää onko työntekijä työntekijä vai riippumaton urakoitsija, mutta yleensä mitä enemmän yrityksellä on hallintaa työntekijöiden tekemistä ja miten he tekevät, sitä todennäköisempi on, että he ovat työntekijöitä. Jos Spidey-aistisi alkaa pistelyä, kun joku, joka on palkannut sinut, kutsuu sinua itsenäiseksi urakoitsijaksi, se on hyvä merkki, ja sinun pitäisi tutkia tilannetta tarkemmin. Aloita tarkastelemalla IRS-keskustelua näiden kahden välillä. Jos olet työntekijä, sinun on täytettävä lomake W-4, ei lomake W-9.
Tässä on esimerkki siitä, milloin työnantaja voi laillisesti muuttaa asemasi työntekijästä itsenäiseksi urakoitsijaksi. Olet tietokoneohjelmoija ja sinun on tultava toimistolle maanantaista perjantaihin klo 9–18. Yritys toimittaa työpöytäsi ja tietokoneesi.
Ensi kuusta alkaen sinun on toimitettava tietokoneesi. Voit työskennellä kotoa tai mistä tahansa haluamastasi syrjäisestä sijainnista ja voit suorittaa työn milloin tahansa haluamallasi tunnilla, kunhan tehtävät suoritetaan aikataulussa ja vastaat työhön liittyviin puheluihin ja sähköposteihin ajoissa.
W-9 FAQ
Kuinka tiedän, onko varmuuskopion pidättäminen voimassa?
Onko IRS lähettänyt sinulle kirjeen, jossa kerrotaan, että sinulla on pakollinen varmuuskopiointi? Tämä on voinut tapahtua, jos et ilmoittanut kaikkia korkoja ja osinkoja edellisestä veroilmoituksesta. Jos et ole saanut tätä kirjettä ja jos annat verotunnuksesi numeron W-9 pyynnön esittäjälle, et ole varautunut pidättämiseen. Jos joudut varmuuskopiointiin, sulje kohta W-9-lomakkeen toisessa osassa kaksi ennen sen lähettämistä.
Mikä on turvallisin tapa lähettää lomake W-9?
Toinen vaihtoehto on lähettää se palvelun, kuten FedExin, UPS: n tai postipalvelun kautta, vaikka ei ole takeita siitä, että lomakesi ei katoa, varasteta tai peukaloida kuljetuksen aikana.
Ei myöskään ole takeita siitä, että vastaanottaja tallentaa lomakkeen turvallisesti, vaikka lähetät sen turvallisesti, joten kannattaa kysyä siitä etukäteen.
Onko yritykseni vapautettu yhteisöstä?
Jos olet ainoa omistaja, se todennäköisesti ei ole. Jos se on yritys, se voi olla, jos se täyttää IRS: n verovapauden tilan.
Minulla on sekä työnantajan tunnusnumero (EIN) että sosiaaliturvatunnus. Mikä numero minun tulee kirjoittaa lomakkeeseen?
Voinko kieltäytyä täyttämästä lomaketta W-9?
Varma. Jos kieltäydyt vastaamasta lailliseen pyyntöön, asiakkaasi pidättää 24%: n verot palkasta. Kirjanpitoosasto saattaa myös löytää sinulle kipua ja kertoa yhteyshenkilöllesi kieltäytymästä jatkamasta sinua. Yrityksillä on suuri velvoite IRS: ltä hankkia täytetty lomake W-9 jokaiselta, jolle he maksavat vuoden aikana 600 dollaria tai enemmän. Noudattamatta jättäminen voi johtaa sakkoihin.
Kuka voi pyytää minua täyttämään lomakkeen W-9 asiakkaan lisäksi?
Pankki, pankkiiriliike, luotonantajalaitos, joka on peruuttanut velkaa, jonka olet velkaa, tai kaikkien voittamasi palkinnon myöntäjä saattaa kysyä. Jos olet vieraana "Ellen" -tapahtumassa hänen "12 Days of Giveaways" -kampanjan aikana ja puheohjelmien tuottajat pyytävät sinua täyttämään W-9 ennen lähtöä, on turvallista olettaa, että pyyntö on laillinen. Jos saat sähköpostiviestin, jonka mukaan voitit palkinnon kilpailusta, jota et muista osallistuvan, et ehkä halua antaa henkilölle W-9.
Varo W-9-kalastuksia. Jos saat sähköpostipyynnön lomakkeelle W-9 ja et ole varma, että se on laillinen, ota yhteyttä oletettuun lähettäjään puhelimitse (äläkä käytä mitään epäilyttävän sähköpostin puhelinnumeroita) kysyäksesi, onko pyyntö pätevä. Hyökkääjät ovat hienostuneita ja voivat saada viestin näyttämään siltä kuin se tuli pankulta tai jopa asiakkaalta. Ja jos saat sähköpostia IRS: ltä, se on ehdottomasti tietojenkalasteluyritys, ja sinun on välitettävä sähköposti osoitteeseen [email protected]. IRS ei aloita yhteyttä veronmaksajiin sähköpostitse.
Pohjaviiva
W-9-lomakkeet on tarkoitettu riippumattomille urakoitsijoille, joita kutsutaan myös freelancereiksi. On tärkeää, että lomake täytetään oikein, mutta vain jos olet varma, että se on oikea muoto lähettää ja että pyyntö on oikeutettu.
