Mikä on positiivinen vahvistus?
Positiivinen vahvistus on auditointikysely, joka vaatii asiakasta vastaamaan ja vahvistamalla tuotteen oikeellisuuden. Positiivinen vahvistus vaatii todistuksen oikeellisuudesta vakuuttamalla, että alkuperäiset tiedot olivat oikein, tai toimittamalla oikeat tiedot, jos ne ovat vääriä.
Avainsanat
- Positiivinen vahvistus on auditointikysely, joka vaatii asiakkaan vastauksen, joka vahvistaa tuotteen oikeellisuuden. Positiivinen vahvistus vaatii todistuksen oikeellisuudesta vakuuttamalla, että alkuperäiset tiedot olivat oikein, tai toimittamalla oikeat tiedot, jos ne ovat vääriä. Positiivisia vahvistuksia käytetään tarkistamaan velat, sijoitukset, pankkitilit, myyntisaamiset ja velat.
Positiivisen vahvistuksen ymmärtäminen
Positiivinen vahvistus on osa vahvistusmenettelyjä, joita tilintarkastajat käyttävät tiettyjen tietojen vahvistamiseen. Kirjeen vastaanottajan on vastattava tarkistaakseen tarkkuuden tai toimittaaksesi tiedot ja lähetettävä se takaisin tilintarkastajalle. Joitakin esimerkkejä tilintarkastajilta vaadituista tiedoista ovat seuraavat:
- Eri tyyppisten velkojen määrät ja kuvauksetPanktitilin tiedot, mukaan lukien saldotVaraston määrät ja tyypitSijoitukset tai arvopaperitMyyntilaskujen kopiot myynnin varmistamiseksiTiedot tai jäljennökset lähetyslaskuista tuotteiden lähettämisen varmistamiseksi
Vahvistusanalyysi
Tilintarkastajat käyttävät myös positiivisia vahvistuskirjeitä varmentaakseen myyntisaamiset ja myyntisaamiset tai yritykset. Ostovelat ovat yritysten lyhytaikaisia velkoja toimittajilleen. Myyntisaamiset edustavat rahaa, jonka yrityksen asiakkaat ovat velkaa tavaroiden myynnistä. Saamisten ja velkojen maksuehdot ovat tyypillisesti 30, 60 tai 90 päivää - maksun on oltava suoritettava kyseisessä määräajassa.
Tilintarkastaja voi varmistaa tutkittavien myyntisaamisten kirjausten oikeellisuuden määrittämällä, heijastavatko tietueet oikein yrityksen ja sen asiakkaiden välillä tapahtuneita liiketoimia. Yhteyden ottaminen suoraan asiakkaisiin auttaa tilintarkastajia tarkistamaan, että listatut tilit tosiasiallisesti olemassa ovat, että velkasitoumuksilla esitetyt saldot ovat oikein ja että vastaanotetut maksut ovat totta.
Myyntisaamiset ovat lyhytaikaisia varoja, ja yritykset voivat käyttää niitä vakuutena lainojen tai rahoituksen saamiseksi pankeilta. Tämän seurauksena on tärkeää, että saamiset tarkistetaan, jotta voidaan varmistaa myynnin toteutuminen sekä vahvistaa, että myynnistä saadut varat kerätään ajoissa.
Jos yritys haluaa tarkastaa ostovelkojen kirjanpidon, sen on tarkistettava kaikki velkasitoumuksiin tai velkojan maksut liittyvät lähtevät varat. Prosessi saattaa vaatia laskutuksen tarkistamista ja näiden summien täsmäyttämistä maksuihin, jotka kirjattiin suoritetuiksi. Lisäksi yritys voi päättää, että edellä mainitut määrät vastaavat tosiasiallisia nostoja maksutileiltä tarkkuuden varmistamiseksi.
Positiivinen vs. negatiivinen vahvistus
Vaikka positiivinen vahvistus vaatii tukitietoja alkuperäisten tietueiden tarkkuudesta huolimatta, negatiivinen vahvistus vaatii vastauksen vain, jos esiintyy ristiriitaa. Negatiivisen vahvistuspyynnön aikana yritystä voidaan pyytää vahvistamaan, että tilin saldo on listattu tiettyyn määrään, kuten 100 000 dollaria. Jos vaihtotaseen saldo on 100 000 dollaria, lisätoimia ei tarvita. Jos saldo eroaa, on annettava lisätietoja eron selittämiseksi. Negatiivisia vahvistuskirjeitä käytetään myös selvittämään, haluaako vastaanottaja estää kirjeessä esitetyn tapahtuman.
Negatiivista vahvistusta käytetään yleisemmin, jos henkilön tai yrityksen tietueita pidetään yleensä erittäin tarkkoina. Tyypillisesti negatiivisen vahvistuksen saaneen yrityksen uskotaan olevan tiukat sisäiset vaatimukset ja liiketoimintatavat. Seurauksena on, että negatiivinen vahvistus on huomattavasti edullisempi ja aikaa vievä tilintarkastajille, koska heidän on yleensä lähetettävä vain yksi kirje.
Toisaalta positiivisiin vahvistuspyyntöihin liittyy enemmän, koska tilinpäätös on toimitettava, vaikka kirjeessä olevat alkuperäiset tiedot olisivatkin oikeita. Myös positiivisia vahvistuspyyntöjä käytetään todennäköisemmin, jos yrityksen kirjoissa epäillään olevan virheitä. Positiivinen vahvistuskirje on kuitenkin yleisempi monimutkaisissa liiketoimissa, koska se on tarkempi ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla tai samat taloudelliset tiedot. Esimerkiksi luotonannossa tilintarkastajat käyttävät positiivisia vahvistuksia pankeille ja yrityksille varmistaakseen velan tarkan määrän.
Seurauksena on, että positiivisella vahvistuksella on parempi esitys taloudellisista tiedoista kuin negatiivisella vahvistuksella, koska se on nimenomainen pyyntö, jonka vastaanottaja on palauttanut. Jos syntyy kiistoja, positiivinen vahvistus on fyysinen todiste siitä, että tiedot on vahvistettu.
Esimerkki positiivisesta vahvistuksesta
Jos sisäinen verovirasto (IRS) valitsee tarkastuksen henkilölle tai yritykselle, veronmaksajan on tuotettava tietueet vahvistaakseen valituissa veroilmoituksissa luetellut tiedot. Tarkastus voi sisältää positiivisen vahvistuspyynnön kaikista tulolähteistä, tehtyjen vähennysten todentamisen ja todistetut väitetyt voitot tai tappiot. Vaikka tilintarkastukseen tarvittavat tiedot vastaavat ilmoitettua, kaikki todisteet on toimitettava tilintarkastusvaatimusten täyttämiseksi.
