Mikä on ennakkomaksu?
Ennakkomaksu on kassatili, johon yritys luottaa maksamaan pienet, rutiininomaiset kulut. Ennakkomaksuihin sisältyviä varoja täydennetään säännöllisesti kiinteän tasapainon ylläpitämiseksi. Termi ”ennakkomaksu” voi tarkoittaa myös rahamääräistä ennakkoa, joka on annettu henkilölle tiettyyn tarkoitukseen.
Avainsanat
- Ennakkomaksuilla tarkoitetaan yrityksen ylläpitämää kassatilin tyyppiä, jota käytetään pienten satunnaisten tai rutiininomaisten kulujen maksamiseen. Ennakkomaksutilille vahvistetaan kiinteän tilin saldo ja se palautetaan tarvittaessa, kun rahaa nostetaan kohteisiin, kuten palkka-, matka- tai pikkuruinen käteinen..Sisästä pienestä ja kiinteästä luonteesta, jota on helppo valvoa, ennakkomaksu estää luvattomia tai ylenmääräisiä kuluja.
Kuinka ennakkomaksu toimii
Tunnetuin ennakkomaksutyyppi on pienkassatili, jota käytetään kattamaan pienemmät transaktiot, kun sekkien leikkaaminen on epäkäytännöllistä tai hankalaa. Tällaisilla tileillä on paikallaan määrätty määrä käteistä, jota voidaan käyttää korvaamaan työntekijöille ja maksamaan pienet kulut. Pienet rahavarat hoitavat tyypillisesti säilytysyhteisöt, jotka seuraavat tiliä ja jakavat rahaa työntekijöille, jotka puolestaan toimittavat yritystoimintaan liittyviä kuitteja.
Ennakkomaksuja voidaan käyttää myös palkanmaksun, osinkojen, työntekijöiden matkojen ja bonusten kattamiseen. Kun nämä lähtevät kulut on maksettu, rahasto korvataan yleensä pääomalla yhtiön pääpankkitililtä.
Ennakkomaksut estävät luvattoman käytön, koska varat on varattu tiettyihin tarkoituksiin. Tämän seurauksena ennakkomaksut maksavat yleensä saman määrän rahaa säännöllisesti, mikä ihannetapauksessa nostaa tilin nollaan lähelle saldoa, ennen kuin se täydennetään automaattisesti samalla summalla. Tämän järjestelmän avulla on helpompaa seurata kuluja, merkitä eroja ja lopulta havaita petokset.
Ennakkomaksujärjestelmä
Ennakkomaksujärjestelmä sisältää seuraavat vaiheet:
- Perustetaan pieni kassarahasto, jolla on määrätty määrä rahaa. Tämä kirjataan yhtiön pääkirjaan. Kaikki pienen käteisrahaston kautta maksetut kulut on dokumentoitava kuitteilla.Rahastoa täydennetään säännöllisesti maksutaseilla kiinteän tasapainon ylläpitämiseksi. Rahastoa tarkkaillaan tarkkaan odotettavissa olevien kassavirheiden välillä (perustuen asiakirjat) ja tosiasiallinen käteinen. Jos on eroja, ne tutkitaan.
Ennakkomaksujen tulevaisuus
Kun yritykset luottavat yhä enemmän sähköisiin transaktioihin, ennakkomaksujärjestelmä on jatkuvasti menettämässä suosiotaan. Yrityksen luottokortin käyttö on usein helpompaa kuin ennakkomaksun, koska entinen tarjoaa liiketoimien sähköisen dokumentoinnin eikä aiheuta tarvetta täydentää lähteviä varoja.
