Käteisrahoituspäiväkirja on sisäisten kirjanpitäjien pitämä kirja kaikista yrityksen tekemistä rahoitusmenoista ennen niiden kirjaamista pääkirjaan. Käteisrahoituslehdet palvelevat useita toimintoja, kuten lähde verojen poistojen kirjaamiseksi ja muiden kulujen luokitteluun. Tämä päiväkirja toimii pääasiassa shekkikirjana kaikissa käytännön tarkoituksissa.
Käteisrahoituslehden jakaminen
Kaikki käteisellä tehdyt ostot kirjataan maksupäiväkirjaan. Rahankäyttöpäiväkirjat voivat kirjata erityyppisiä kuluja määrittämällä kullekin kulutyypille koodin tai kirjaamalla eri kulut sarakkeisiin. Nämä lehdet sovitetaan yhteen (yleensä kuukausittain) pääkirjatilien kanssa, joita käytetään sitten laatimaan tilinpäätös säännöllisiltä tilikausilta. Lehtiä ylläpidetään kirjanpito-ohjelmistopaketeissa, ja ne sisältävät seuraavat perustiedot: maksun päivämäärä, shekin numero, tapahtuman tyyppi, summa, maksunsaaja ja muistio.
Tietystä yrityksestä riippuen voidaan tarvita lisäsarakkeita tärkeiden yksityiskohtien toimittamiseksi maksutiedot. Esimerkiksi, jos yritys ostaa tarvikkeita irtotavarana, se voi saada alennuksen. Erillinen sarake saadun alennuksen määrälle olisi hyödyllinen. Päiväkirjapäällikön on oltava hyvin yksityiskohtaisesti suuntautunut ja jokaisen tapahtuman päällä oikean päiväkirjan pitämiseksi. Hyvä käytäntö on myös perustaa sisäinen valvonta, jotta käteistä ei johdeta väärin tai väärin. Tällaiset sisäiset tarkastukset voivat tapahtua suurien maksettujen määrien todentamisella tai maksutapojen seuraamisella epätavallisen toiminnan varalta.
Sen lisäksi, että sitä käytetään yleisten pääkirjamerkintöjen tekemiseen yrityksen kirjojen muodollisessa valmistelussa, se voi tarjota tietoja omistajille heidän kassahallintatoiminnoissaan - kuinka paljon meni varastotarkastukseen kyseisessä kuussa, kuinka paljon palkoista, kuinka paljon vuokrasopimuksista ja vuokrauksesta, kuinka paljon ulkoisille palveluille jne. Lehdestä tulee hyvä lähde ohjaamaan tulevia kassavirtapäätöksiä.
