W

Mikä on W-9-muoto?

W-9-lomake on Internal Revenue Service (IRS) -verolomake, jota käytetään vahvistamaan henkilön nimi, osoite ja verovelvollisen tunnusnumero (TIN) työhön tai muihin tuloja tuottaviin tarkoituksiin. Vahvistusta voidaan pyytää joko Yhdysvaltain kansalaiseksi määritellyltä henkilöltä tai henkilöltä, joka on määritelty oleskelevana ulkomaalaisena.

W-9-lomake tunnetaan myös pyynnönä veronmaksajien tunnistenumeroa ja todistuslomaketta varten.

W-9-muodon perusteet

W-9-lomake on vain muodollinen kirjallinen tietopyyntö, ja sitä käytetään yksinomaan verovelvollisen henkilöllisyysnumeron (TIN) vahvistamiseen. Yhteisön, jonka on toimitettava tietodokumentti IRS: ään, kuten lomake 1099, on hankittava oikea TIN-tunnus ilmoittaaksesi tuloista tai tappioista, jotka voivat vaikuttaa liittovaltion veroilmoitukseen tai verotettavaan tuloosi. Suurimmalle osalle TIN on heidän sosiaaliturvatunnuksensa (SSN).

W-9 eroaa W-4-lomakkeesta - jonka työntekijät yleensä toimittavat suorille työnantajille - siinä, että W-9 ei luonnostaan ​​ole järjestänyt minkään verojen pidättämistä. Kaikista vaadituista veroista, jotka perustuvat saatuun W-9: ään liittyviin voittoihin, vastaa asiakirjassa mainittu TIN-haltija, paitsi jos verovelvolliselle maksetaan varmuuskopio. Jos varalta pidättäminen vaaditaan, se on merkittävä W-9: een, jotta tiedot vastaanottavalle yksikölle ilmoitetaan asianmukaisesti pidättämisen tarpeesta.

Avainsanat

• W-9 on IRS: n toimittama virallinen lomake työnantajille tai muille yhteisöille tuloja saavan henkilön nimen, osoitteen ja verotunnuksen todentamiseksi. W-9-lomakkeesta otettuja tietoja käytetään usein 1099-luvun luomiseen. verolomake, jota vaaditaan tuloveroilmoitusta varten. Yhteisön W-9-lomakkeella keräämiä tietoja ei voida paljastaa mihinkään muuhun tarkoitukseen tiukkojen tietosuojamääräysten nojalla.

W-9-tietojen käyttö

W-9-lomakkeella saatuja tietoja käytetään useimmiten lomakkeen 1099 version luomiseen. Lomake 1099 sisältää tietoja kaikista tuloista, jotka TIN-haltija on saattanut saada ja joita ei tavallisesti mainita W-2-muodossa.. Tähän sisältyy muun muassa tulot, jotka maksetaan henkilölle osana sopimusta; tietyt kiinteistökaupat; yksityishenkilön maksamat asuntolainan korot; osinkoina maksetut osingot; ja monet muut rahoitustapahtumat.

IRS edellyttää, että henkilöitä, joita ei ole määritelty Yhdysvaltojen kansalaisiksi tai ulkomaalaisiksi asuviksi, on käytettävä asianmukaista W-8-lomaketta W-9-lomakkeen sijasta.

Lomake 1099 vaaditaan myöntämään vasta, kun vähimmäistulokynnys on saavutettu, joka on asetettu 600 dollariin vuodesta 2018. TIN-haltijan on ilmoitettava tämän kynnysarvon alapuolella olevat määrät tuloina, mutta se ei vaadi 1099-lomaketta.

Vaikka työntekijöiden on lain mukaan toimitettava tiettyjä henkilökohtaisia ​​tietoja työnantajilleen, työntekijöiden yksityisyyttä suojataan lailla. Työnantaja, joka paljastaa työntekijän henkilökohtaiset tiedot luvattomalla tavalla, voidaan asettaa siviili- tai rikosoikeudelliseen syytteeseen.

Vaiheittaiset ohjeet

Lomake W-9 on yksi selkeimmistä IRS-lomakkeista, mutta jos verolomakkeet herättävät sinua, älä huoli. Otamme sinut läpi oikean tavan suorittaa se.

Vaihe 1: Kirjoita nimesi veroilmoituksen mukaisesti. Helppoa, eikö?

Vaihe 2: Kirjoita yrityksesi tai "hylätyn yksikön" nimi, jos se eroaa vaiheessa 1 antamasi nimestä. Esimerkiksi, olet ehkä yksityinen yritys, mutta markkinointitarkoituksiin et käytä henkilökohtaista nimeäsi Yrityksen nimi; sen sijaan olet “tekemässä liiketoimintaa” jollain muulla nimellä. Kirjoita tämä nimi tähän. Mitä tulee huomioimattomaan kokonaisuuteen, jos et tiedä mikä se on, et todennäköisesti ole yksi. Yleisin huomiotta jätetty yksikkötyyppi on yhden jäsenen osakeyhtiö. Yksityisomistuksia ja S-yrityksiä ei koskaan luokitella huomiotta jätetyiksi yksiköiksi.

Vaihe 3: Minkä tyyppisestä yrityskokonaisuudesta liittovaltion veroluokittelussa olet: itsenäinen yritys, henkilöyhtiö, C-yhtiö, S-yhtiö, rahasto / kiinteistö, osakeyhtiö tai ”muu”? Valitse oikea ruutu. Jos et ole varma, olet todennäköisesti ainoa omistaja, koska sinun olisi pitänyt arkistoida paljon paperityötä tullaksesi muihin kokonaisuuksiin.

Vaihe 4: Poikkeukset. On mahdollista, että jätät nämä ruudut tyhjiksi. Tässä on muutama poikkeus:

1. Maksunsaajien, jotka eivät ole varanpidon pidätyksiä, kuten yritysten (useimmissa tapauksissa), on ehkä syötettävä koodi "Vapautettu maksunsaajan koodi" -ruutuun. W-9-lomakkeen ohjeissa luetellaan vapautetut maksunsaajat ja heidän koodit sekä maksutyypit, joita varten näitä koodeja tulisi käyttää. Yritykset, jotka täyttävät esimerkiksi W-9 koron tai osingonmaksun vastaanottamiseksi, kirjoittaisivat koodin “5.” Maksunsaajat, jotka on vapautettu ilmoitusvelvollisuudesta ulkomaisen kirjanpidon verovelvollisuuslain (FATCA) nojalla, on ehkä syötettävä koodi ” Poikkeus FATCA-raportointikoodista ”. Kumpikaan näistä laatikoista ei koske tyypillistä riippumatonta urakoitsijaa tai freelanceria.

Vaihe 5: Anna katuosoitteesi, kaupunki, osavaltio ja postinumero. Entä jos kotiosoitteesi eroaa yrityksesi osoitteesta? Minkä osoitteen sinun tulee antaa lomakkeella W-9? Käytä osoitetta, jota käytät veroilmoituksessa. Jos esimerkiksi yrität vuokrata toimistotilaa, mutta lähetät veroilmoituksen kotiosoitteesi avulla, kirjoita kotiosoitteesi lomakkeelle W-9, jotta IRS: llä ei olisi vaikeuksia sovittaa 1099-mallisi 1040-lomakkeesi kanssa.

Vaihe 6: Tässä valinnaisessa vaiheessa voit antaa pyynnön esittäjän nimen ja osoitteen. Haluat ehkä täyttää tämän ruudun ja pitää kirjaa siitä, kenelle olet antanut verotunnuksesi.

Vaihe 7: IRS kutsuu tätä osaa osaksi I, jonka on saatava sinut ihmettelemään, mitkä kaikki nuo juuri suorittamasi vaiheet olivat. Tässä on annettava yrityksesi verotunnus, joka on joko henkilökohtainen sosiaaliturvatunnuksesi (SSN), jos olet yksityisyritys, tai työnantajan tunnusnumero (EIN), jos olet muun tyyppinen yritys. Nyt joillakin yksityisillä yrittäjillä on myös EIN-tunnukset, mutta IRS suosii, että yksityiset yrittäjät käyttävät SSN-tunnuksiaan lomakkeessa W-9. Näin toimimalla on entistä helpompaa yhdistää vastaanottamasi 1099-luvut veroilmoitukseen, jonka arkistoit SSN-koodiin.

Entä jos yrityksesi on uusi ja jolla ei ole EIN-tunnusta? Voit silti täyttää lomakkeen W-9. IRS sanoo, että sinun tulee hakea numeroasi ja kirjoittaa ”haettu” TIN-tilaan. Haluat saada tämän numeron mahdollisimman nopeasti, koska siihen saakka, kunnes toimit, varmuuskopiointi pidätetään. Voit hakea EIN-tunnusta IRS-verkkosivustolta. Katso alla olevat ohjeet vaiheesta 8, osa II, saadaksesi lisätietoja varmuuskopion pidättämisestä.

Vaihe 8: Osassa II sinun on todistettava kaiken tietosi totuudenmukaisuus ennen kuin voit allekirjoittaa lomakkeen W-9. Verotuslomakkeen tahallinen maku voi tarkoittaa, että joudut maksamaan sakon tai menemään vankilaan; IRS ei sotku. Ennen kuin allekirjoitat W-9-lomakkeen, tässä on todistukset, jotka sinun on todistettava totta, väärinkäytön seuraamuksen perusteella:

• Jos olet ajatellut lainatun, varastetun tai valmistetun verotunnuksen käyttöä, ajattele kahdesti ennen kuin valasit.

• Suurin osa veronmaksajista on vapautettu pidätyksestä. Jos sinulla ei ole aavistustakaan siitä, mistä IRS puhuu täällä, olet todennäköisesti vapautettu. Jos et ole vapautettu verosta, IRS on ilmoittanut sinulle, ja sinun, joka maksaa sinulle, sinun on tiedettävä, koska sen on pidätettävä palkkaasi tulovero kiinteällä 28%: lla ja lähetettävä se IRS: lle. Muuten, nyt tiedät toisen hyvän syyn olla pettämättä veroilmoitusta: Saatat joutua kertomaan siitä tulevalle asiakkaalle, ja se saattaa saada yrityksen ajattelemaan sinua kahdesti. Kohdassa (c) sanotaan periaatteessa, että jos sinulle tehtiin kerran varmuuskopiointi, mutta et enää ole, kukaan ei tarvitse tietää.

• Jos olet ulkomaalainen asuva, olet selvä. IRS pitää myös seuraavia "yhdysvaltalaisina henkilöinä": yhdysvaltalaisia ​​yhtiöitä, yhtiöitä tai yhdistyksiä, jotka on perustettu tai järjestetty Yhdysvalloissa tai Yhdysvaltojen lakien nojalla; kotitalous; ja kotimainen luottamus. Jos yrityksesi on kumppanuus, jolla on ulkomainen kumppani, sovelletaan erityissääntöjä; lue heistä ohjeissa muodostaakseen W-9. Jos et ole Yhdysvaltain kansalainen, sinun on ehkä täytettävä lomake W-8 tai 8233.

• Sinun ei todennäköisesti tarvitse huolehtia tästä, sillä se liittyy ulkomaantilien verolainsäädännön noudattamiseen.

Muutama lisäpiste ennen allekirjoittamista

W-9-lomakkeen mukaan sinun on ylitettävä 2 kohta yllä, jos IRS on ilmoittanut sinulle, että sinua pidätetään varmuuskopioinnin takia, koska et ole ilmoittanut kaikkia veroilmoituksen korkoja ja osinkoja.

Voit ylittää kohdan 2, jos täytät lomaketta W-9 kiinteistökaupan yhteydessä. Kohta 2 ei koske tässä tapauksessa, joten ei ole väliä onko sinulla varmuuskopiointi.

Nyt, jos luet hienotulosteen W-9-ohjeissa huolellisesti, se näyttää osoittavan, että useimpien ihmisten ei tarvitse allekirjoittaa tätä lomaketta ollenkaan. Sinun on yleensä allekirjoitettava se vain, jos IRS on ilmoittanut sinulle, että olet aiemmin antanut väärän TIN-tunnuksen. Tekniset näkökohdat lukuun ottamatta, henkilö, joka pyysi sinua täyttämään lomakkeen W-9, todennäköisesti pitää sitä puutteellisena tai kelpaamattomana, jos et ole allekirjoittanut sitä, ja onnea yrittäessään vakuuttamaan heidät toisin.

Palautetaan lomake

Palauta täytetty lomake W-9 yritykselle, joka pyysi sinua täyttämään sen. Ihannetapauksessa toimitat sen henkilökohtaisesti rajoittaaksesi altistumistasi identiteettivarkauksille, mutta tämä menetelmä ei usein ole käytännöllinen. Postia pidetään suhteellisen turvallisena. Jos sinun on lähetettävä lomake sähköpostitse, salaa sekä asiakirja että sähköpostiviestisi ja tarkista kolmesti, että sinulla on vastaanottajan oikea sähköpostiosoite ennen viestin lähettämistä. Verkossa on saatavana ilmaisia ​​palveluita, jotka auttavat sinua tekemään tämän, mutta tarkista heidän maineensa ennen luottamusta asiakirjoihin heille. (Katso aiheesta "W-9-lomakkeen tarkoitus")