Mikä on transaktio?
Kauppa on ostajan ja myyjän välinen sopimus tavaroiden, palveluiden tai rahoitusinstrumenttien vaihtamisesta.
Kirjanpidossa liiketoiminnan talouteen vaikuttavat tapahtumat on kirjattava kirjanpitoon, ja kirjanpitotapahtuma kirjataan eri tavalla, jos yritys käyttää suoriteperusteista kirjanpitoa kassaperusteisen kirjanpidon sijaan. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa kirjataan liiketoimet, kun tulot tai kulut toteutuvat tai syntyvät, kun taas kassavirtalaskenta kirjaa liiketoimia, kun yritys tosiasiallisesti kuluttaa tai saa rahaa. Se voi vaatia aiesopimuksen tai yhteisymmärryspöytäkirjan.
Tapahtumien ymmärtäminen
Ostajien ja myyjien väliset myyntitapahtumat ovat suhteellisen yksinkertaisia. Henkilö A antaa henkilölle B tietyn määrän rahaa hyvästä tuotteesta, palvelusta tai rahoitustuotteesta.
Tapahtumat voivat tulla monimutkaisemmiksi kirjanpitomaailmassa, koska yritykset voivat joskus tehdä tänään kauppoja, jotka selvitetään vasta tulevaan päivään mennessä, tai niillä voi olla tuloja tai kuluja, jotka ovat tiedossa, mutta joita ei vielä ole erääntynyt. Kolmansien osapuolien liiketoimia voi myös tapahtua. Yrityksen taloudelliseen ja veroraportointiin vaikuttaa se, kirjaako yritys tulo- ja menotapahtumat suoriteperusteisen kirjanpitomenetelmän vai kassamenetelmän mukaisesti.
Avainsanat
- Tapahtumat käsitellään eri tavalla eri kirjanpitojärjestelmissä. Suoriteperusteinen kirjanpito kirjaa tapahtuman toimituksen tai laskun yhteydessä. Kassakirjanpito kirjaa maksutapahtumat, kun maksu on suoritettu tai vastaanotettu.
Tapahtumien kirjaaminen suoriteperusteisella kirjanpidolla
Suoriteperusteisessa kirjanpidossa yritys kirjaa tulot palvelun suorittamisen yhteydessä tai tavaroiden lähettämisen ja toimituksen yhteydessä. Jos varastotarpeita vaaditaan yrityksen tuloja kirjattaessa, ja yrityksellä on yleensä bruttovarat yli miljoona dollaria vuodessa, yritys käyttää yleensä suoriteperusteista menetelmää myyntien ja ostojen kirjanpitoon.
Suoriteperusteinen kirjanpito keskittyy tulojen ansaitsemiseen ja kulujen syntymiseen. Kaikki tapahtumat kirjataan riippumatta siitä, milloin käteistä vaihdetaan. Esimerkiksi yritys, joka myy tavarat asiakkaalle myymäläluotolla lokakuussa, kirjaa tapahtuman välittömästi eränä myyntisaamisissa (AR) maksun vastaanottamiseen saakka. Vaikka asiakas ei suorittaisi käteismaksua tuotteesta joulukuuhun saakka, kauppa kirjataan lokakuun tuloiksi.
Sama käsite koskee tavaroita tai palveluita, joita yritys ostaa luotolla. Liiketoiminnan kulut kirjataan, kun tuotteet tai palvelut vastaanotetaan. Esimerkiksi huhtikuussa luotolla ostetut tavarat kirjataan huhtikuun kuluiksi, vaikka yritys ei suorittaisi tarvikkeista käteismaksua vasta toukokuussa.
Tapahtumien kirjaaminen käteistilillä
Suurin osa pienyrityksistä, etenkin yksityisyritykset ja kumppanuudet, käyttävät kassaperusteista kirjanpitoa. Tuotot kirjataan, kun käteis-, shekit tai luottokorttimaksut on saatu asiakkailta. Esimerkiksi yritys myy maaliskuussa 10 000 dollaria widgettejä asiakkaalle. Asiakas maksaa laskun huhtikuussa. Yhtiö kirjaa myynnin, kun käteinen on saatu huhtikuussa. Samoin kulut kirjataan, kun myyjille ja työntekijöille maksetaan palkka. Esimerkiksi yritys ostaa 500 dollaria toimistotarvikkeita toukokuussa ja maksaa niistä kesäkuussa. Yritys tunnistaa oston maksamalla laskun kesäkuussa.
Kirjanpidon kassaperuste on käytettävissä vain, jos yrityksen liikevaihto on alle miljoona dollaria vuodessa. Koska monimutkaisia kirjanpitotapahtumia, kuten siirtosaamisia ja lykkäyksiä, ei tarvita, kassaperuste on helpompaa kuin suoriteperusteinen tapahtumien kirjaamiseen. Kassavarojen ja menojen tyypillinen satunnainen ajoitus tarkoittaa kuitenkin, että raportoidut tulokset voivat vaihdella epätavallisen korkeiden ja pienten voittojen välillä kuukaudesta toiseen.
