Pienessä yrityksessä, jolla on vain vähän transaktioita, taitava yrityksen omistaja voi käyttää Exceliä kirjanpito-ohjelmiston korvikkeena. Excelillä on kaikki pääkirjan luomiseen ja ylläpitämiseen tarvittavat työkalut, mutta se vaatii vankkaa ymmärrystä kirjanpidon perusteista ja huomiota yksityiskohtiin. Yrityksenomistajille, jotka ovat epävarmoja siitä, ovatko he valmiita vai onko resursseja investoida kirjanpito-ohjelmistoihin, Excel voi olla hyvä paikka aloittaa kirjanpitokirjanpito, kunnes kirjanpito-ohjelmisto on ostettu.
Excelin käyttäminen pääkirjana
Yksinkertaiseen tietueiden tallennukseen tulisi ensin sisällyttää sarakkeet tapahtumapäivämäärästä, tapahtuman kuvaus ja viitenumero, kuten lasku tai tarkistusnumerot. Seuraavissa sarakkeissa luetellaan kaikki tilit, joita käytetään vuoden aikana. Tilien valintaa tulisi harkita huolellisesti, koska on vaikea palata takaisin ja tehdä muutoksia myöhemmin. Vasemmalta oikealle ensimmäisten lueteltujen tilien tulisi olla tuloslaskelmatilejä, jotka alkavat tuloista ja päättyvät kuluihin. Seuraavaksi tulee omaisuustilit, sitten vastuutilit ja viimeiseksi mahdolliset pääomatilit.
Pääkirja käyttää kaksinumeroista kirjanpitoa seuratakseen kaikkia yrityksen liiketoimia, ja on tärkeää, että ymmärrät tämän käsitteen perusteellisesti, ennen kuin aloitat Excelin käyttämisen pääkirjana.
Mikä on kaksinkertaisen kirjaamisen kirjanpito?
Jos kyseessä on uusi yritys, ensimmäinen liiketoimi on todennäköisesti yritykseen sijoitettu oma pääoma. Oletetaan esimerkiksi, että yrittäjä nimeltä Jane päättää avata konepajan. Hänellä on 750 000 dollaria säästöistä liiketoiminnan aloittamiseksi ja hän avaa varojen avulla yritystilin.
Kaksinkertaisen kirjanpidon konsepteja käyttämällä Jane tietää, että tämä tapahtuma kasvattaa yrityksen kassatiliä (veloituskirjaus) ja korvataan omistajan pääomatilin (luottotietue) kasvulla. Tässä Excel-järjestelmässä kaikki veloitusmerkinnät olisi kirjattava positiivisina arvoina, kun taas kaikki luottotiedot on tallennettava negatiivisina arvoina.
Tässä esimerkissä Jane: n tulee syöttää kauppapäivä ja kuvaus, kuten ”pääomasijoitus” laskentataulukon ensimmäiselle riville. Hän sijoittaa sitten positiivisen 750 000 dollarin merkinnän laskentataulukon “käteistilit” -sarakkeeseen ja negatiivisen 750 000 dollarin merkinnän laskentataulukon “omistaja pääoma” -tilille. Numeroiden tarkistamiseksi Jane: n tulisi käyttää Sum-kaavaa varmistaakseen, että jokaisen rivin kaikki merkinnät ovat nolla dollaria.
Sieltä Jane jatkaa rivin syöttämistä jokaiselle tapahtumalle. Jos hän ostaa laitteita yrityksen käteisellä, Jane suorittaa tapahtuman osoittaaksesi veloituksen tai positiivisen merkinnän "laitteistot" -sarakkeeseen ja hyvityksen tai negatiivisen merkinnän "käteistilit" -sarakkeeseen. Jos hän myy koneistuspalveluita asiakkaalle, hän kirjaa hyvityksen "tuotto" -tilille ja veloituksen "pääomatilille".
Lopuksi kunkin tilin sarakkeen summa olisi summattava laskentataulukon alaosaan. Kaikkien tulotilien summa voidaan liittää yhteen nykyisen nettotulon laskemiseksi. Muut sarakkeet voidaan määrittää tarvittaessa laskemaan esimerkiksi taseen loppusumma, velat yhteensä ja oma pääoma.
