Henkilöstösuunnittelussa voidaan käyttää laadullisia ja määrällisiä lähestymistapoja työvoiman kysynnän ennustamiseen. Määrälliset menetelmät tukeutuvat tilastolliseen ja matemaattiseen arviointiin, kuten työvoiman trendianalyysi tai ekonometrinen laskenta. Laadullisissa ennusteissa käytetään johdon harkintaa yksilöllisemmällä pohjalla, tarkkailemalla tarpeita sisäisesti ja tarjoamalla tai kouluttamalla tarvittavat taidot. Viime kädessä monet henkilöstöosastot voivat käyttää työmarkkinoilla tuotettuja kysynnän ja tarjonnan perussignaaleja kysynnän arviointiin.
Yksityisellä sektorilla kysytyn työvoiman tyyppi ja määrä on riippuvainen tuotteiden ja palveluiden kokonaiskysynnästä taloudessa. Tässä mielessä työtä hallitsee kuluttaja, ei työnantaja. Tuottajien on ennustettava ja siirrettävä kysyttyä työvoimaa kannattavasti. Ensisijainen työvoimatiedon lähde on hinnat - markkinoille asetettu palkkaprosentti, tavaroiden ja palveluiden hinnat sekä käsityön vaihtoehtojen kustannukset.
Käsitteellisesti työvoiman kysynnän ennustaminen ei poikkea toisistaan kuin minkä tahansa pääomasijoitusten oikea yhdistelmä. Yritysten on onnistuneesti ennakoitava kuluttajien kysyntää ja löydettävä kustannustehokkaita tapoja tuoda tavaroita tai palveluita markkinoille. Tuotantopäällikkö saattaa kysyä: "Montako widgettiä minun pitäisi tuoda markkinoille ensi vuonna?" Samoin henkilöstöpäällikkö voi kysyä: "Kuinka monta työntekijää meidän on tuotettava noita widgettejä ensi vuonna? Millä taitotasolla?"
Henkilöstösuunnittelua käsittelevä nykykirjallisuus identifioi useita yleisiä menetelmiä yrityksen inhimillisen pääoman tarpeiden arvioimiseksi. Niihin kuuluvat johdon arviointi, työ-opinto-tekniikat (tunnetaan myös nimellä työmäärän analyysi), trendi-analyysi, Delphi-tekniikka ja mallipohjainen regressioanalyysi.
