Täsmäytys on perustavanlaatuinen tiliprosessi, jolla varmistetaan, että tosiasiallisesti käytetty raha vastaa tililtä poistuvaa rahaa tilikauden lopussa. Tämä on erityisen tärkeää yrityksille ja yksityishenkilöille tarkistaa vilpillinen toiminta ja estää tilinpäätöksessä olevia virheitä.
Kunkin tilikauden ja vuosineljänneksen lopussa on hyvä idea sovittaa tili. Kun sovitat tiliä, yritykset ja yksityishenkilöt todistavat, että jokainen transaktio on oikein loppunut tilin saldo. Tilin täsmäyttämiseen on yleensä kaksi tapaa: asiakirjojen tarkistaminen ja analytiikan tarkistaminen.
Dokumentaatiokatsaus
Asiakirjojen tarkistus on yleinen kirjanpidon täsmäytysprosessi. Tämä prosessi tarkistaa kullekin tapahtumalle sopivan summan ja määrittää, vastaako tilillä oleva summa tosiasiallisesti käytettyä summaa. Oletetaan esimerkiksi, että vastuullinen henkilö pitää kaikki kuitit ja haluaa varmistaa, että käytetty raha menee oikeaan paikkaan, mutta huomauttaa sitten useita uusia maksuja luottokorttilaskussa.
Nämä maksut ovat pieniä, ja he laiminlyövät ne olettaen, että ne ovat lounasmenoja. Sitten he tarkastavat luottokorttia veloittavan yrityksen ja tajuavat, että tältä yritykseltä ei ole kuitit. Tämä henkilö soittaa luottokorttiyhtiölle kiistääkseen tämän ja toteaa, että luottokorttitiedot ovat vaarantuneet rikollisen takia, joka on kerännyt tietoja yrityksestä. Luottokorttiyhtiö ja yritys korvaavat heille virheelliset kulut. Tämän aktiivisen tilien täsmäytyksen ansiosta henkilö voi peruuttaa luottokortin ja lopettaa kaiken petollisen toiminnan.
Analytics-arvostelu
Analytics-tarkistus on toinen yleinen prosessi, jota yksityishenkilöt tai yritys voivat käyttää tilin täsmäyttämiseen. Tämän prosessin aikana yritykset arvioivat tilien todellisen summan tilien aiempien aktiviteettitasojen perusteella. Tämä prosessi on tärkeä yrityksille tarkistaakseen vilpillistä toimintaa tai tasevirheitä.
Esimerkiksi kiinteistösijoitusyhtiö ABC ostaa noin viisi rakennusta tilikaudella aiemman toimintatason perusteella. Yhtiö sovittaa tilinsä vuosittain tarkistaakseen mahdolliset poikkeamat. Tänä vuonna se panee merkille, että sen odotettavissa olevan tilin saldon määrä on ylittänyt yhden kokonaisen luvun. Tilin aiemman toiminnan ja ostamisen perusteella se arvioi, että ostovelkojensa pitäisi olla 5 miljoonaa dollaria. Todellinen myyntimaksu on 48 miljoonaa dollaria vuodelle, mikä on merkittävä ero tilinpäätöksessä. Yrityksen ABC kirjanpitäjä tarkistaa taseensa ja toteaa, että kirjanpitäjä kirjasi ylimääräisen nollan vahingossa maksettavien tilien lopussa. Kirjanpitäjä mukauttaa ostovelat 4, 8 miljoonaan dollariin, mikä on suunnilleen arvioitu ostovelka.
