Mikä on tarjouspyyntö (RFQ)?
Tarjouspyyntö (RFQ) on tarjous tavaroista tai palveluista, joissa yritys pyytää toimittajia esittämään hintatarjous ja tarjous mahdollisuudesta suorittaa tietyt tehtävät tai projektit. RFQ, joka tunnetaan myös nimellä tarjouspyyntö (IFB), on yleensä ensimmäinen askel tarjouspyynnön (RFP) lähettämisessä. Nämä kaksi asiakirjaa ovat samankaltaisia, koska ne sisältävät yksityiskohtia tarvittavasta hankkeesta tai palveluista, mutta RFQ: t vaativat yleensä kattavampaa hintatarjousta. RFQ: t voidaan lähettää yksittäin tai liitetiedostona RFP: lle.
Kuinka tarjouspyynnöt toimivat
Hinnoittelun lisäksi RFQ-tiedostot voivat sisältää yksityiskohtia, kuten maksuehdot, tekijät, jotka voivat vaikuttaa yrityksen tarjouksen valintaan, jättämisen määräaika ja muut vastaavat. Valtion virasto, joka haluaa ostaa esimerkiksi 500 tietokonetta, joilla on tietty kiintolevyn koko ja käsittelynopeus, lähettäisi RFQ: n useille myyjille mahdollisina tarjoajina.
Koska RFQ-muoto on yhtenäinen tietyssä yrityksessä, kun RFQ: t palautuvat hintalainauksiinsa, pyytävä yritys voi vertailla niitä helposti. Tyypillisesti RFQ-prosessi on jaettu neljään osaan:
Valmistusvaihe, käsittelyvaihe, myöntämisvaihe ja loppuvaihe. Yhtiö yleensä tekee sopimuksen myyjälle, joka täyttää vähimmäisvaatimukset ja on esittänyt alimman tarjouksen.
Erityiset näkökohdat: RFQ-arvojen käyttö
RFQ: t eivät ole julkisia ilmoituksia. Koska pyytävä yritys lähettää RFQ-tunnukset vain luotettaville yrityksille, sen ei tarvitse valmistaa pitkiä hankinta-asiakirjoja. Toisin kuin julkinen tarjous, yritys voi saada takaisin vain pyytämänsä tarjousten määrän, mikä säästää myös aikaa.
RFQ: n käyttö vähentää tavaroiden tai palveluiden hankkimiseen kuluvaa aikaa. Se tarjoaa myös tietyn tietoturvan, koska yritys saa tarjouksia vain mieluummin myyjiltä. Toisaalta, koska RFQ: t vähentävät kilpailun määrää, yritys voi unohtaa saada alhaisimman mahdollisen hinnan tai oppia uusista korkealaatuisista toimittajista.
Kun yritys saa tarjouksen vastauksena RFQ: hon, se ei ole tarjous eikä sitova sopimus. Asianajaja tarjoaa työn valitulle toimittajalle lähettämällä sille ostotilauksen, joka on käytännössä sopimus, jossa täsmennetään työn ehdot. Kun myyjä hyväksyy ja allekirjoittaa ostotilauksen, sopimus alkaa.
