Asiamiehen määritelmä
Asiamiehet ovat asiakirjoja, joita Securities & Exchange Commission (SEC) säätelee vuoden 1934 arvopaperimarkkinalain 14 §: n (a) mukaisesti. Se edellyttää, että julkisesti noteeratut yritykset toimittavat vuosittain merkitykselliset materiaalit osakkeenomistajien saataville, joista osassa esitetään muun muassa yhtiön toiminta, äänestysmenettelyt, liikkeeseen laskettujen osakkeiden lukumäärä, johdon palkkiot ja hallituksen kokoonpano.. Yhtiö lähettää asiakirjakokonaisuuden 30–40 päivää ennen vuosittaista yhtiökokousta. Sen tarkoituksena on vakuuttaa osakkeenomistajille, että toiminta sujuu hyvin ja pyytää ääntä mahdollisille yrityspäätöksille, kuten uusien johtajien valitsemiselle.
Välityspalvelumateriaalien hajoaminen
SEC-asetusten mukaiset välityspalvelumateriaalit kuvaavat yritystietoja, joten sijoittajilla on selkeä kuva noudatettavista menettelyistä tietyissä olosuhteissa. Esimerkiksi yrityksen valtakirja-aineistoissa on eriteltävä, onko osakkeenomistajilla standardi prosessi ottaa yhteyttä hallitukseen, ja jos niitä ei ole, valtakirja-aineistojen on esitettävä erityiset syyt tällaisen prosessin puuttumiselle. Muut valtakirjatiedoissa olevat tiedot kuvaavat johtoa, osakkeenomistajien ehdotuksia ja taustatietoja, jotka voivat auttaa osakkeenomistajia antamaan koulutetun äänestyksen. Vuodesta 2009 lähtien SEC vaatii kaikkia julkisesti noteerattuja yrityksiä lähettämään välityspalvelumateriaalia sijoittajasuhteiden verkkosivustolleen.
Koska sekasorto johtuu siitä, että jokainen osakkeenomistaja osallistuu äänestykseen vuosikokouksessa, heille annetaan valtakirjakortti tai äänestäjien ohjeet päätöksen tekemiseksi etukäteen. Asiamiehen välityslomake selvittää, kuinka monta osaketta sijoittaja omistaa ja millä osakkeilla on äänioikeus. Jos sijoittajat omistavat osakkeita Yhdysvalloissa, ennätyspäivä - osakkeenomistajien osinkojen ja äänien saamisen päättymispäivä - edeltää yhtiön asettamaa vuosikokousta. Osakkeiden omistaminen ennen täsmäytyspäivää antaa osakkeenomistajille äänioikeuden tulevasta kokouksesta. Kaikissa maissa ei käytetä ennätyspäivämäärän järjestelmää. Tällöin osakkeenomistajat voivat äänestää, jos heillä on osake kokouksessa tai ennen sitä.
Välityspalvelimien äänestysohjeet
Asiamiespaketti sisältää vuosikertomuksen julkistamisasiakirjat, asiamiehen lausunnon ja mikä tärkeintä, valtakirjakortti tai äänestysohjelomake tulevaa vuosittaista yhtiökokousta varten. Osakkeenomistajat saavat tämän vain, jos he ovat rekisteröityjä tai tosiasiallisia omistajia. Rekisteröity omistaja tai tietueenhaltija on yhtiön osakkeiden suora omistaja tai epäsuora omistaja pankin tai välittäjän kautta.
Toisaalta tosiasialliset omistajat omistavat osakkeita yksinomaan välittäjän tai pankin välityksellä. Suurin osa Yhdysvaltojen sijoittajista omistaa arvopapereita tosiasiallisen omistajana. Tässä tapauksessa he käyttävät äänestysohjeita opastamaan välittäjää äänestämään ennen yhtiön kokousta.
