Sisällysluettelo
- 1. AIS-ihmiset
- 2. Menettelyt ja ohjeet
- 3. AIS-tiedot
- 4. AIS-ohjelmisto
- 5. IT-infrastruktuuri
- 6. Sisäinen valvonta
- Kuinka AIS toimii tosielämässä
- Pohjaviiva
Kirjanpitotietojärjestelmä (AIS) on rakenne, jota yritys käyttää taloudellisten tietojen keräämiseen, tallentamiseen, hallintaan, käsittelemiseen, hakemiseen ja ilmoittamiseen, jotta kirjanpitäjät, konsultit, liike-elämän analyytikot, johtajat, talousjohtaja (CFO) voivat käyttää sitä., tilintarkastajat, sääntelijät ja verovirastot.
Erityisesti koulutetut kirjanpitäjät työskentelevät perusteellisesti AIS: n kanssa varmistaakseen parhaan mahdollisen tarkkuuden yrityksen rahoitustaloustoimissa ja kirjanpidossa. Lisäksi ne antavat taloudelliset tiedot helposti niiden saataville, jotka laillisesti tarvitsevat pääsyä niihin - pitäen samalla tiedot ennallaan ja turvassa..
Kirjanpitotietojärjestelmät koostuvat yleensä kuudesta pääkomponentista: henkilöistä, menettelyistä ja ohjeista, tiedoista, ohjelmistoista, tietotekniikan infrastruktuurista ja sisäisestä valvonnasta. Tarkastellaan kutakin komponenttia yksityiskohtaisesti.
Johdatus kirjanpidon tietojärjestelmiin
1. AIS-ihmiset
AIS: n ihmiset ovat yksinkertaisesti järjestelmän käyttäjiä. Ammattilaisia, joiden on ehkä käytettävä organisaation AIS-järjestelmää, ovat kirjanpitäjät, konsultit, liike-analyytikot, johtajat, talousjohtaja ja tilintarkastaja. AIS auttaa yrityksen eri osastoja työskentelemään yhdessä.
Esimerkiksi johto voi asettaa myyntitavoitteet, joille henkilökunta voi sitten tilata sopivan määrän varastossa. Varastotilaus ilmoittaa kirjanpito-osastolle uuden maksettavan. Kun myynti tapahtuu, myyjät voivat tehdä asiakastilauksia, kirjanpito voi laskuttaa asiakkaita, varasto voi koota tilauksen, lähetysosasto voi lähettää sen ja kirjanpito-osastolle ilmoitetaan uudesta saamisesta. Asiakaspalveluosasto voi sitten seurata asiakaslähetyksiä ja järjestelmä voi luoda myyntiraportteja hallintaa varten. Johtajat näkevät myös varasto-, toimituskulut, valmistuskustannukset ja niin edelleen.
Hyvin suunnitellulla AIS: llä jokainen organisaation jäsen, jolla on siihen lupa, voi käyttää samaa järjestelmää ja saada samat tiedot. AIS myös yksinkertaistaa tarvittaessa tiedon saamista organisaation ulkopuolisille ihmisille.
Esimerkiksi konsultit voivat käyttää AIS-järjestelmän tietoja analysoidakseen yrityksen hintarakenteen tehokkuutta tarkastelemalla kustannustietoja, myyntitietoja ja tuloja. Lisäksi tilintarkastajat voivat käyttää tietoja arvioidakseen yrityksen sisäistä valvontaa, taloudellista tilaa ja Sarbanes-Oxley-lain (SOX) noudattamista.
AIS olisi suunniteltava vastaamaan sitä käyttävien ihmisten tarpeita. Järjestelmän tulisi myös olla helppokäyttöinen ja sen pitäisi parantaa, ei haittaa tehokkuutta.
2. Menettelyt ja ohjeet
AIS-menettely ja -ohjeet ovat menetelmiä, joita se käyttää tietojen keräämiseen, tallentamiseen, hakemiseen ja käsittelyyn. Nämä menetelmät ovat sekä manuaalisia että automatisoituja. Tiedot voivat tulla sekä sisäisistä lähteistä (esim. Työntekijät) että ulkoisista lähteistä (esim. Asiakkaiden online-tilaukset). Menettelyt ja ohjeet koodataan AIS-ohjelmistoihin - ne tulisi myös "koodata" työntekijöiksi dokumentoinnin ja koulutuksen avulla. Jotta toimenpiteet ja ohjeet olisivat tehokkaita, niitä on noudatettava johdonmukaisesti.
3. AIS-tiedot
Tietojen tallentamiseksi AIS: llä on oltava tietokantarakenne, kuten strukturoitu kyselykieli (SQL), tietokantoihin yleisesti käytetty tietokonekieli. AIS tarvitsee myös erilaisia tulonäyttöjä erityyppisille järjestelmän käyttäjille ja tietojen syöttämiselle, samoin kuin erilaisia lähtöformaatteja vastaamaan eri käyttäjien tarpeita ja erityyppisiä tietoja.
AIS-tieto sisältää kaikki taloudelliset tiedot, jotka liittyvät organisaation liiketoimintatapoihin. Kaikkien yritystietojen, jotka vaikuttavat yrityksen talouteen, tulee käydä AIS.
AIS-järjestelmään sisältyvien tietojen tyyppi riippuu liiketoiminnan luonteesta, mutta ne voivat koostua seuraavista:
- MyyntitilauksetAsiakaslaskuilmoituksetMyyntianalyysiraportitOstopyynnötPäällikkölaskutTarkista rekisteritVarastotiedotPalkan tiedotToimituspalvelutTaksotiedot
Tätä tietoa voidaan sitten käyttää kirjanpitolaskelmien ja raporttien, kuten myyntisaamisten vanhenemisen, poisto- / poistoaikataulujen, koetaseen, voittojen ja tappioiden, ja niin edelleen laatimiseen. Kaikkien näiden tietojen pitäminen yhdessä paikassa - AIS-järjestelmässä - helpottaa yrityksen kirjanpitoa, raportointia, analysointia, tarkastusta ja päätöksentekoa. Jotta tiedot olisivat hyödyllisiä, niiden on oltava täydellisiä, oikeita ja asiaankuuluvia.
Toisaalta esimerkkejä tiedoista, jotka eivät mene AIS: ään, ovat muistiot, kirjeenvaihto, esitykset ja käsikirjat. Näillä asiakirjoilla voi olla tangentiaalinen suhde yrityksen talouteen, mutta vakioviitteitä lukuun ottamatta ne eivät oikeastaan kuulu yrityksen kirjanpitoon.
4. AIS-ohjelmisto
AIS-ohjelmiston osa on tietokoneohjelmat, joita käytetään yrityksen taloudellisten tietojen tallentamiseen, hakemiseen, käsittelemiseen ja analysointiin. Ennen tietokoneiden olemassaoloa AIS oli manuaalinen, paperipohjainen järjestelmä, mutta nykyään suurin osa yrityksistä käyttää tietokoneohjelmistoja AIS: n perustana. Pienyritykset saattavat käyttää Intuitin pikakirjoja tai Sage's Sage 50 -laskentaa, mutta on myös muita. Pienet ja keskisuuret yritykset voivat käyttää SAP: n Business One -sovellusta. Keskisuuret ja suuret yritykset voivat käyttää Microsoftin Dynamics GP: tä, Sage Groupin MAS 90: tä tai MAS 200: ta, Oraclen PeopleSoftia tai Epicorin taloushallintaa.
Laatu, luotettavuus ja turvallisuus ovat avainasemassa tehokkaassa AIS-ohjelmistossa. Johtajat luottavat sen lähettämiin tietoihin tehdäkseen päätöksiä yrityksestä, ja he tarvitsevat laadukasta tietoa perusteltujen päätösten tekemiseksi.
AIS-ohjelmistoja voidaan räätälöidä vastaamaan erityyppisten yritysten yksilöllisiä tarpeita. Jos olemassa oleva ohjelma ei täytä yrityksen tarpeita, ohjelmistoa voidaan myös kehittää omaan toimintaan loppukäyttäjien huomattavalla panoksella tai sen voi kehittää ulkopuolinen yritys erityisesti organisaatiolle. Järjestelmä voitaisiin ulkoistaa jopa erikoistuneelle yritykselle.
Sarbanes-Oxley -säännökset sanelevat julkisen kaupankäynnin kohteena olevissa yrityksissä ohjelmisto- ja mukautusvaihtoehtoja riippumatta AIS-järjestelmän rakenteesta. Tämä johtuu siitä, että SOX-määräyksillä vahvistetaan sisäiset valvonta- ja tarkastusmenettelyt, joita julkisten yritysten on noudatettava.
5. IT-infrastruktuuri
Tietotekniikkainfrastruktuuri on vain hieno nimi laitteistolle, jota käytetään kirjanpidon tietojärjestelmän käyttämiseen. Suurin osa näistä laitteistoista, joita yrityksellä olisi joka tapauksessa oltava, mukaan lukien tietokoneet, mobiililaitteet, palvelimet, tulostimet, ylijännitesuojat, reitittimet, tallennusvälineet ja mahdollisesti varavirtalähde. Laitteiden valinnassa huomioon otettaviin tekijöihin kuuluvat kustannusten lisäksi nopeus, tallennuskapasiteetti ja sitä, voidaanko sitä laajentaa ja päivittää.
Ehkä tärkeintä, AIS: lle valitun laitteiston on oltava yhteensopivaa aiotun ohjelmiston kanssa. Ihannetapauksessa se ei olisi vain yhteensopiva, vaan optimaalinen - turmeltunut järjestelmä on paljon vähemmän hyödyllinen kuin nopea. Yksi tapa, jolla yritykset voivat helposti täyttää laitteistojen ja ohjelmistojen yhteensopivuusvaatimukset, on ostaa avaimet käteen -järjestelmä, joka sisältää sekä laitteistot että ohjelmistot, joita yritys tarvitsee. Avaimet käteen -järjestelmän ostaminen tarkoittaa teoriassa sitä, että yritys saa optimaalisen laitteisto- ja ohjelmistoyhdistelmän AIS: ään.
Hyvään AIS-järjestelmään tulisi sisältyä myös suunnitelma laitteistojärjestelmän komponenttien ylläpidosta, huoltamisesta, vaihtamisesta ja päivittämisestä sekä suunnitelma rikkoutuneiden ja vanhentuneiden laitteistojen hävittämiseksi, jotta arkaluontoiset tiedot tuhoutuvat kokonaan.
6. Sisäinen valvonta
AIS: n sisäiset valvontatoimet ovat turvatoimenpiteitä, joita se sisältää arkaluontoisten tietojen suojaamiseksi. Ne voivat olla yhtä yksinkertaisia kuin salasanat tai yhtä monimutkaisia kuin biometrinen tunnistaminen. AIS: llä on oltava sisäiset hallintalaitteet suojaamiseksi luvattomalta tietokoneen käytöltä ja pääsyn rajoittaminen valtuutetuille käyttäjille, joihin sisältyy joitain yrityksen sisäisiä käyttäjiä. Sen on myös estettävä luvaton pääsy tiedostoihin henkilöillä, joilla on pääsy vain tiettyihin järjestelmän osiin.
AIS sisältää luottamuksellisia tietoja, jotka eivät kuulu vain yritykselle, vaan myös sen työntekijöille ja asiakkaille. Nämä tiedot voivat sisältää sosiaaliturvatunnuksia, palkatietoja, luottokorttinumeroita ja niin edelleen. Kaikki AIS-järjestelmän tiedot olisi salattava, ja pääsy järjestelmään olisi kirjattava ja tarkastettava. Järjestelmän toiminnan tulisi olla myös jäljitettävissä.
AIS tarvitsee myös sisäisiä hallintalaitteita, jotka suojaavat sitä tietokoneviruksilta, hakkereilta ja muilta sisäisiltä ja ulkoisilta verkkoturvallisuusuhilta. Sitä on myös suojattava luonnonkatastrofeilta ja energiansiirtymiltä, jotka voivat aiheuttaa tietojen menetyksiä.
Kuinka AIS toimii tosielämässä
Olemme nähneet, kuinka hyvin suunniteltu AIS antaa yrityksen toimia sujuvasti päivittäin tai estää sen toimintaa, jos järjestelmä on huonosti suunniteltu. Kolmas AIS-käyttö on, että kun yritys on vaikeuksissa, sen AIS: n tietoja voidaan käyttää paljastamaan tarina siitä, mikä meni pieleen.
WorldComin ja Lehman Brothersin tapaukset tarjoavat kaksi esimerkkiä.
Vuonna 2002 WorldComin sisäiset tarkastajat Eugene Morse ja Cynthia Cooper käyttivät yhtiön AIS-järjestelmää paljastaen 4 miljardia dollaria vilpillisissä kuluvarauksissa ja muissa kirjanpidollisissa kirjauksissa. Heidän tutkintansa johti talousjohtaja Scott Sullivanin lakkauttamiseen sekä uuteen lainsäädäntöön - Sarbanes-Oxley-lain 404 §, joka säätelee yritysten sisäistä varainhoidon valvontaa ja menettelyjä.
Tutkiessaan Lehmanin romahduksen syitä, sen AIS: n ja muiden tietojärjestelmien tarkistaminen oli keskeinen osa, asiakirjojen keruu ja katsaus sekä todistajien haastattelut. Yrityksen epäonnistumisen syiden etsiminen "vaati laajaa tutkimusta ja katsausta Lehmanin toiminta-, kauppa-, arvostus-, talous-, kirjanpito- ja muihin tietojärjestelmiin", 2200-sivisen yhdeksän volyymin tarkastajan raportin mukaan.
Lehmanin järjestelmät tarjoavat esimerkin siitä, kuinka AIS-järjestelmää ei tulisi rakentaa. Tutkija Anton R. Valukasin kertomuksessa todetaan, että "konkurssihakemuksen tekohetkellä Lehman ylläpitää yli 2600 ohjelmistojärjestelmän ja sovelluksen tilkkutäkkiä. Monet Lehmanin järjestelmistä olivat kaarevia, vanhentuneita tai epästandardisia".
Tutkija päätti keskittää voimansa 96 järjestelmään, jotka näyttivät olevan merkityksellisimmät. Tämä tentti vaati koulutusta, opiskelua sekä kokeiluja ja virheitä järjestelmien käytön oppimiseksi.
Valukasin raportissa todettiin myös, että "Lehmanin järjestelmät olivat erittäin riippuvaisia toisistaan, mutta niiden suhteita oli vaikea tulkita ja niitä ei ollut dokumentoitu hyvin. Näiden järjestelmien purkamiseen tarvittiin erityisen paljon tarvittavan tiedon saamiseksi."
Pohjaviiva
Kaikki AIS-komponentit toimivat yhdessä auttaakseen avainhenkilöitä keräämään, tallentamaan, hallitsemaan, käsittelemään, hakemaan ja raportoimaan taloudellisia tietojaan. Hyvin kehittyneen ja ylläpidetyn kirjanpitotietojärjestelmän, joka on tehokas ja tarkka, välttämätön osa menestyvää liiketoimintaa.
