Mikä on ulkoistaminen?
Ulkoistamisella tarkoitetaan projektin osoittamista yrityksen henkilölle tai osastolle eikä kolmannelle osapuolelle. Ulkoistaminen on vastakohta ulkoistamiselle.
Kuinka ulkoistaminen toimii
Käytännössä ulkoistamista kuvataan tehtävästä tai toiminnasta, jonka yritys olisi voinut ulkoistaa kolmannelle osapuolelle. Siirtäminen antaa yrityksille pääsääntöisesti enemmän hallintaa päätöksenteossa ja kykyä liikkua nopeammin ja tarkemmin, varsinkin jos institutionaaliset tiedot vaikuttavat joihinkin työn osiin.
1990-luvulta lähtien yritykset ovat yhä useammin ulkoistaneet kuin ulkoistaneet etsivät halvempaa työvoimaa kehitysmaissa. Siltä osin kuin työntekijöiden aika maksaa yritykselle enemmän kuin se maksaa kolmannelle osapuolelle saman työn tekemisen, ulkoistaminen voi tuottaa korkeampia kustannuksia.
Päätös riippuu myös resurssien parhaasta jakautumisesta myös joukko tehtäviä. Työntekijät, joilla on pätevyys ryhtyä hankkeeseen, jos se hankitaan, voidaan ottaa kannattavammin käyttöön muissa hankkeissa.
Ulkoistaminen verrattuna ulkoistamiseen
Ulkoistamisella tarkoitetaan ulkopuolisen yrityksen palkkaamista organisaation tehtävän, projektin tai jatkuvan toiminnan suorittamiseksi. Käytännöstä tuli laaja ja kiistanalainen 1990-luvulla, kun monet yritykset yrittivät vähentää kustannuksiaan palkkaamalla ulkopuolisia yrityksiä suorittamaan jatkuvia tehtäviä, kuten henkilöstöhallinto, asiakaspalvelu, valmistus ja markkinointi.
Globaalin viestinnän ja logistiikan parantumisen myötä osittain Internetin kasvun myötä ulkoistamisesta tuli kasvualue kehitysmaissa, joissa työvoimakustannukset pysyivät alhaisina.
Järjestelmien, etenkin back-office-järjestelmien, käyttö muille kuin työntekijöille voi aiheuttaa tietoturvariskejä.
Ulkoistaminen tuo kuitenkin mukanaan joukon riskejä ja lisäkustannuksia. Järjestelmälle pääsyn, etenkin kirjanpidon kaltaisten back-office-järjestelmien, käyttö muille kuin työntekijöille aiheuttaa turvallisuusriskejä. Jopa vahvan kyberturvallisuusprofiilin omaava yritys tulee alttiiksi lisäriskeille, kun se antaa ulkopuolisen organisaation tuntemattomille työntekijöille pääsyn järjestelmiin.
Lisäksi kansainvälisen oikeuden erot voivat aiheuttaa haasteita sellaisten sopimusten laatimisessa, jotka suojaavat organisaatiota riittävästi, jos myyjä ei vastaa odotuksiaan.
Ulkoistaminen tarjoaa joillekin yrityksille kilpailuetua, jos ne voivat tarjota johdonmukaisemman ja paremman asiakaspalvelun pitämällä toiminnot talossa, vaikka se maksaakin hieman enemmän.
Monimutkaisissa hankkeissa yritykset saattavat huomata, että ulkoistaminen vaatii vähemmän aikaa ja kustannuksia koulutukselle, koska työntekijät ovat jo perehtyneet organisaation tuotteisiin, palveluihin ja kulttuuriin.
Esimerkki ulkoistamisesta
Oletetaan esimerkiksi, että suuri välipalayhtiö tuo markkinoille uuden merkin makeisia. Sen strategiaan sisältyy sosiaalisen median kampanja, jonka toivotaan auttavan tuotemerkkiään tulessa.
Yhtiöllä on oma markkinointiosasto, jolla on tuote- ja toimialatuntemus kampanjan toteuttamiseksi. Se toteuttaa jo muun yrityksen sosiaalisen median strategian, vaikka se ei ole koskaan itse julkaissut uutta tuotetta sosiaalisessa mediassa. Pitäisikö yrityksen luovuttaa projekti markkinointitiimilleen tai mennä ulos?
Avainsanat
- Ulkoistaminen pitää projektin työntekijöiden käsissä, jotka saattavat ymmärtää yritystä ja sen tuotteita parhaiten. Ulkoistaminen antaa yritykselle mahdollisuuden saada asiantuntemusta, joka ei välttämättä ole yrityksen sisällä, ja mahdollisesti alhaisemmat kustannukset. Vuodesta 1990-luvulta lähtien yhdysvaltalaiset yritykset ovat ulkoistaneet enemmän kuin ulkoistettu, jotta voitaisiin hyödyntää matalampia ulkomaisia työvoimakustannuksia.
Jos markkinointitiimi on täysin varautunut nykyisiin hankkeisiinsa, yritys voi hyvinkin päättää vuokrata ulkopuolisen sosiaalisen median asunnon aloittaakseen uuden mediakarjan sosiaalisen median kampanjan. Alkuvaiheessa ulkoistaminen voisi olla oikea valinta. Kun kampanja on valmis ja käynnissä, yritys voi hyvinkin peruuttaa päätöksensä ja hankkia sen ulkopuolelle.
