Henkilöstösuunnittelussa käytetään ennusteita tuotteiden ja palveluiden kysynnästä sekä näkemyksiä sisäisistä työvoiman vaihtelusta mittaamaan sopivaa työvoiman tarjontaa yrityksen toiminnalle. Kyky kyetä arvioimaan työvoiman saatavuus ja tarpeet oikein on ensiarvoisen tärkeää. Työvoiman ylijäämä tai pula voidaan toteuttaa, jos työvoima ei vastaa nykyistä infrastruktuuria ja tarpeita.
Suurin osa henkilöstöosastoista luottaa työvoiman kysyntään ulkoisiin mittareihin, koska kysynnän perimmäinen syy johtuu kuluttajien mieltymyksistä. Kun kuluttajat vaativat enemmän tuotetta tai palvelua, yrityksillä on kannustin lisätä tuotantoaan voittojen maksimoimiseksi. Tämä voi johtaa uusien työntekijöiden palkkaamiseen ja innovointiin mittakaavaetujen toteuttamiseksi.
Toisaalta työvoiman tarjonta tulee sisäisistä liikkeistä samoin kuin ulkoisista tekijöistä. Siirtymäkatriiseja voidaan käyttää havaitsemaan työntekijöiden liikkeet ajan myötä. Yritysten on seurattava liikevaihtoa - ei vain silloin, kun se tapahtuu, mutta kun se saattaa tapahtua.
Tehokas työvoiman saanti ei riipu pelkästään siitä, että vartalo on terve. Se edellyttää myös tarvittavia taitoja liiketoiminnan tuotteiden ja palveluiden luomiseen ja toimittamiseen asiakkaille. Jos taitoja ei ole saatavana sisäisesti, niitä on haettava ulkoisesti. Tässä yhteydessä vaihtoehtoja rajoittaa uusien taitojen hankkimisen suhteelliset kustannukset. Kun uusi työvoima on kallista ja ammattitaitoisia työntekijöitä on paljon kysyntää, yritykset voivat harkita vaihtoehtoja vuokraamiselle. Työntekijän palkkaamisen ja koulutuksen rajakustannukset on korvattava lisätyllä rajatuotolla.
Henkilöstösuunnittelu sisältää strategioita työvoiman tarjonnan ja kysynnän epätasapainon poistamiseksi. Ylimääräisen työvoimatarpeen varalta yritykset voivat rohkaista ylityöhön, palkata väliaikaisia työntekijöitä, ulkoistaa, osallistua uusiin uudelleenkoulutusohjelmiin tai löytää muita tapoja parantaa tuottavuutta. Odotetun työvoiman ylijäämän pienentämiseksi yritys saattaa vähentää kokoa, toteuttaa vuokrausjäädytyksen, vähentää palkkaa tai tunteja tai lisätä tuotantoa.
