Pääkirja toimii kaikkien tilien ja niiden tapahtumien kirjauksena. Pääkirjan tasapainottamisessa vähennetään veloitusten kokonaismäärä hyvitysten kokonaismäärästä. Jotkut luotot ja veloitukset voidaan laskea oikein, on ensin ymmärrettävä muutama sääntö.
Kuinka laskea tasapainot
Aluksi kirjoita kaikki pankkitilit taseen vasemmalle puolelle ja kaikki luottotilit oikealle. Sisällytä jokaisen saldo. Mieti, mihin pankkitiliin kukin tapahtuma vaikuttaa ja kasvattaako vai vähentääkö se lopulta tiliä. Laskeeko se esimerkiksi varastoa vai kasvattaako käteistä? Laske lopuksi kunkin tilin saldo ja päivitä tase.
Kun olet valmis, tarkista, että hyvitykset ovat yhtä suuret, jotta kirjat olisivat tasapainossa. Toinen tapa varmistaa kirjojen tasapaino on luoda kokeilutasapaino. Tämä tarkoittaa kaikkien tilien luettelointia pääkirjaan ja kunkin veloituksen ja hyvityksen saldot. Kun saldo on laskettu sekä veloituksille että hyvityksille, näiden kahden tulee olla keskenään. Jos luvut eivät ole samat, jotain on jätetty huomiotta tai laskettu väärin eikä kirjoja ole tasapainossa.
Tärkeitä noudatettavia sääntöjä
Ensinnäkin veloitusten on lopulta oltava yhtä hyviä. Vaikka tämä voi olla aluksi hämmentävää ja voi olla houkuttelevaa käyttää positiivisten ja negatiivisten lukujen avulla tapahtumien kirjaamista, viime kädessä veloitus- ja luottosuhteet ilmaisevat tarkemmin, mitä liiketoiminnassa tapahtuu.
Toiseksi veloitukset lisäävät omaisuus-, kulu- ja osinkotilejä, kun taas luotot vähentävät niitä. Saattaa olla hyödyllistä käyttää muistion DEAD muistamaan tämä: Veloitukset lisäävät kuluja, varoja ja osinkoja.
Kolmanneksi päinvastoin pätee vastuu-, tulo- ja pääomatilille. Lainat lisäävät näitä, kun taas veloitukset vähentävät niitä. Muistomerkki tämän suhteen muistamiseksi on TYTYT: tilit, jotka kasvavat, ovat voitot, tuotot, tuotot, velat ja oma pääoma.
Koska näillä on päinvastainen vaikutus täydentäviin tileihin, luotot ja veloitukset lopulta vastaavat toisiaan ja osoittavat, että tilit ovat tasapainossa. Jokainen tapahtuma voidaan kuvata veloitus- / hyvitysmuodolla, ja kirjat on pidettävä tasapainossa, jotta jokainen veloitus vastaa vastaavaa hyvitystä.
Laskentakäytännöt
Kirjanpito-ohjelmistot, kuten QuickBooks, FreshBooks ja Xero, ovat hyödyllisiä kirjan tasapainottamisessa, koska tällaiset ohjelmat merkitsevät automaattisesti kaikki alueet, joilta puuttuu vastaava hyvitys tai veloitus. Useimmissa yrityksissä on oma tilintarkastaja, joka hoitaa kaiken tämän puolestasi, mutta jos hoidet omaa taloutta, on hyvä idea käyttää tärkeitä numeroita ulkopuolisen kirjanpito-konsultin, kuten pätevän julkisen tilintarkastajan (CPA) tai ilmoittautuneen, kautta. Agentti (EA).
Veloitusta ilman sitä vastaavaa luottoa kutsutaan roikkuvaksi veloitukseksi. Näin voi tapahtua, kun veloituskirjaus tehdään luottopuolelle tai kun yritys hankitaan, mutta kyseistä liiketointa ei kirjata. Samoin luottolippu voidaan syöttää pääkirjaan talletusmaksun yhteydessä, mutta se tarvitsee tasapainotettavan laskutuslipun joko samanaikaisesti tai pian sen jälkeen kirjan tasapainottamiseksi.
