Mikä on byrokratia?
Byrokratia tarkoittaa tyypillisesti organisaatiota, joka on monimutkainen monikerroksisten järjestelmien ja prosessien kanssa. Nämä järjestelmät ja menettelytavat on suunniteltu ylläpitämään yhtenäisyyttä ja hallintaa organisaatiossa. Byrokratia kuvaa suurissa organisaatioissa tai hallituksissa vakiintuneita menetelmiä. Esimerkiksi öljy-yhtiö voi perustaa byrokratian pakottaakseen työntekijänsä suorittamaan turvallisuustarkastukset öljynporauslautalla toimiessaan.
Avainsanat
- Byrokratia tarkoittaa monimutkaista rakennetta, jossa on useita kerroksia ja menettelyjä, jotka hidastavat päätöksentekoa. Byrokratiat voivat tehdä järjestelmistä muodollisia ja jäykkiä, mikä on suotavaa tilanteissa, joissa turvallisuusmenettelyjen noudattaminen on kriittistä. Yhdysvaltain hallitus on aiemmin käyttänyt byrokratiaansa tehokkaasti; esimerkiksi perustamalla Glass-Steagall -lain rahoitussektorille.
Byrokratia tehottomana rakenteena
Merkinnöillä, kuten "byrokraatti", "byrokraattinen" ja "byrokratia", on usein negatiivisia merkityksiä. Byrokraatit tarkoittavat valtion henkilöstöä, ja termi byrokraattinen tarkoittaa, että asetetut menetelmät ovat tärkeämpiä kuin tehokkuus. On kuitenkin tasapainoisempi tapa tarkastella byrokratiaa.
Byrokraattinen prosessi soveltuu kritiikkiin. Sitä pidetään usein redundanssin, mielivallan ja tehottomuuden synonyyminä. Yksi yleinen byrokratian satiirinen määritelmä on "taidetta tehdä mahdottomaksi".
Byrokratian ominaispiirteet
Byrokratia johtuu rakenteellisesti pyrkimyksistä hallita organisaatioita suljettujen järjestelmien kautta. Suljetut järjestelmät ovat muodollisia ja jäykkiä ylläpitämään järjestystä. Menettelyjen oikeellisuus on ensisijaisen tärkeää byrokratiassa. Ehkä byrokratian tunnistettavin yksittäinen piirre on hierarkkisten menettelyjen käyttö yksipuolisten päätösten yksinkertaistamiseksi tai korvaamiseksi.
Byrokraatti tekee epäsuorat oletukset organisaatiosta ja maailmasta, jonka kanssa se on vuorovaikutuksessa. Yksi näistä oletuksista on, että organisaatio ei voi luottaa avoimeen toimintajärjestelmään, joka on joko liian monimutkainen tai liian epävarma selviytyäkseen. Sen sijaan olisi otettava käyttöön ja noudatettava suljettua ja rationaalisesti tarkistettua järjestelmää.
Haitat byrokratiasta
Seurauksena on, että byrokraattiset rakenteet ovat yleensä taaksepäin suuntautuvia ja tunnistavat menneisyydessä hyvin toimineet menettelyt. Tämä taaksepäin suuntautuva näkökulma luo konfliktin yrittäjien ja innovoijien kanssa, jotka pitävät parempana tulevaisuudennäkymiä ja yrittävät tunnistaa tapoja, joilla prosesseja voitaisiin parantaa. Esimerkiksi ketterät prosessit, jotka tekevät parannuksia iteratiivisella prosessilla, jolle on ominaista itsejärjestely ja vastuuvelvollisuus. Ajan myötä jäykkä byrokratia vähentää toiminnan tehokkuutta erityisesti verrattuna kilpaileviin organisaatioihin, joilla ei ole suuria byrokratioita. Tehokkuuden menetykset korostuvat eniten tilanteissa, joissa byrokratiaa käytetään myös vakiintuneiden voimarakenteiden eristämiseen kilpailusta.
Klassinen byrokraattinen jäykkyys ja protektionismi ovat yleisiä Yhdysvaltojen liittohallituksessa. Esimerkiksi huonojen esiintyjien potkaaminen on vaikeaa vaikean lopetusprosessin takia. Washington Postin mukaan alle 0, 5 prosenttia liittovaltion työntekijöistä menettää työpaikkansa vuosittain.
Byrokratia vai hallinto tai hallinto
Byrokratia ei ole samaa kuin hallinto tai hallinto. Jotkut hallintorakenteet eivät ole byrokraattisia, ja monet byrokratiat eivät kuulu hallintorakenteisiin. Erot ovat kunkin järjestelmän tavoitteissa. Hallinto suuntaa organisaation resurssit kohti objektiivista tavoitetta, kuten voittojen tuottamista tai palvelun hallintaa. Byrokratiat varmistavat menettelyjen oikeellisuuden olosuhteista tai tavoitteista riippumatta.
Nykyaikaisissa teollisuusyhteiskunnissa, kuten Yhdysvalloissa, on usein kaksinkertaista byrokratiaa yksityisten yritysten ja valtion sääntelyvirastojen välillä. Aina kun on olemassa sääntely byrokratiaa sääntöjen määräämiseksi liiketoiminnalle, yksityinen yritys saattaa luoda byrokratian välttääkseen tällaisten määräysten rikkomista.
Oikean maailman esimerkki
Liiketoiminnan logistiikan emeritusprofessori James L. Heskett kysyy The Harvard Business Review -artikkelissa, onko byrokratia hyvä asia julkishallinnossa vai yksityisissä yrityksissä.
Artikkelissa kuvataan byrokratioita kokonaisuuksina, jotka keskittyvät päätöksenteon oikeuksiin eikä päätöksentekoon, ja todetaan, että "niitä ei ole luotu pohtimaan tai ajattelemaan." Artikkelin kirjoittajien kommenttien mukaan "byrokratiat ovat aivan liian usein itsensä suhteen ja laajentavat valtaa ja ihmisiä, jotka johtavat heitä."
Tästä huolimatta jotkut artikkelin avustajat, jotka ovat työskennelleet valtion virastoissa, puolustavat byrokratian roolia tunnustaen, että byrokratioiden uudistaminen voisi tarjota suuremman autonomian päätöksentekijöille.
Toisessa kommentissa todettiin, että Yhdysvaltojen hallituksen byrokratia oli tehokasta luotaessa vuoden 1933 Glass-Steagall -lakia, jossa vahvistettiin säännökset liike- ja investointipankkitoiminnan ja New Deal -sovelluksen kautta luotujen sosiaalisten ohjelmien erottamiseksi toisistaan. Uusi sopimus oli presidentti Franklin D. Rooseveltin aloite myös vuonna 1933, jonka avulla monet sosiaaliset ohjelmat auttoivat Yhdysvaltoja toipumaan suuresta masennuksesta.
