Mikä on elektroninen kokousjärjestelmä?
Sähköinen kokousjärjestelmä (EMS) on ohjelmisto, joka on tarkoitettu provosoimaan ryhmän sisällä ongelmien ratkaisemista ja päätöksentekoa. Elektronisten kokousjärjestelmien vakioominaisuuksiin kuuluvat sähköinen aivoriihi (yleensä nimettömässä muodossa), rinnakkaiskäsittely, keskusteluvälineet ja äänestys. EMS: n ainutlaatuiset piirteet poistavat perinteisten henkilökohtaisten tapaamisten rajoitukset, kuten osallistumisen puute, kritiikki ja vain harvojen jäsenten hallitseminen menettelyissä.
E-kokous on mikä tahansa kokous, joka tapahtuu verkossa. Sähköiset kokousjärjestelmät (EMS) voivat tarjota ohjelmistoalustan helpottamaan sähköisiä kokouksia, jolloin maantieteellisesti kaukaiset tai halunnut työntekijät voivat osallistua enemmän perinteiseen yrityskokoukseen.
Elektronisten kokousjärjestelmien ymmärtäminen
Elektroniset kokousjärjestelmät (EMS) eroavat verkko- tai videoneuvottelukokouksista, vaikka molemmilla onkin joitain yhteisiä ominaisuuksia ja ne täydentävät toisiaan nykyaikaisessa työpaikassa. EMS tarjoaa organisaatioille ja käyttäjille monia etuja, kuten matkustuskustannusten alenemisen, osallistumisen lisääntymisen järjestelmän tarjoaman nimettömyyden vuoksi, vähemmän häiriöitä verrattuna kiireisessä toimistossa tapaamiseen ja osallistujien paremman saatavuuden.
Nämä edut enemmän kuin kompensoivat tällaisten järjestelmien merkittävän haitan, joka on henkilökohtaisen kontaktin ja ihmisen vuorovaikutuksen puute. On selviä etuja, kun pystyt lukemaan kehon kieltä ja luomaan silmäkontakteja kommunikoidessaan muiden ihmisten kanssa. EMS tyypillisesti estää tai ainakin rajoittaa tämän tyyppistä vuorovaikutusta. Yksi EMS-järjestelmän haittapuoli on teknisten tai elektronisten häiriöiden vaara, jos digitaaliset yhteydet muuttuvat epävakaiksi tai edes antavat niitä.
Avainsanat
- Sähköinen kokousjärjestelmä (EMS) on ohjelmistoalusta, joka tarjoaa digitaalisen kokoustilan ryhmäyhteistyölle, ongelmanratkaisulle ja anonyymin palautteen tarjoamiseen muun muassa. Sähköiset kokousjärjestelmät auttavat yrityksiä vähentämään matkakustannuksia ja helpottamalla osallistumista. koska kaikki on nimettömiä ja saatavissa kaikkialta, missä työntekijä sijaitsee. EMS ei voi koskaan korvata henkilökohtaista kontaktia, jota perinteisempi tapaaminen voisi helpottaa; EMS on haavoittuvainen myös, jos laitoksella on yhteysongelmia, mikä vaikeuttaisi verkossa tapahtuvaa kommunikointia.
Esimerkki elektronisista kokousjärjestelmistä
EMS voidaan suunnitella rajoitettuihin tai erityisiin tarkoituksiin, kuten koulutus- ja myyntiesityksiin. Esimerkki EMS: n mahdollisesta käytöstä olisi, kun yritys aikoo lanseerata uuden tuotteen ja haluaa testata potentiaalisen vetovoiman työntekijöiden keskuudessa, joilla on tausta ja tiedot olla objektiivisia ehdotetulle tarjoukselle. Sähköisen kokousjärjestelmän avulla osallistujat voivat jakaa mielipiteitä ja kritiikkiä mahdollisista ristiriitoista ja ryhmäajattelusta, joka muuten voisi vaikuttaa vastauksiin.
