Mitä ostovelkoja maksetaan?
Tarkkaan määriteltynä liiketoimintatermi ”velat” viittaa velaan, jossa yritys on velkaa rahaa yhdelle tai useammalle velkojille. Jotkut ihmiset uskovat virheellisesti, että ostovelat viittaavat yrityksen ydinliiketoiminnan rutiinikustannuksiin, mutta se on käsitteen virheellinen tulkinta.
Yhtiön maksettava erä on yhteinen tilastollinen tietopiste, joka sisältyy kuluraporttiin, jota tutkitaan tarkastellessaan yhtiön yleistä tilinpäätöstä. Tästä syystä ostovelat ovat kriittinen mittari analysoitaessa, kun yritys on valmis harkitsemaan mahdollista sulautumista tai yrityskauppaa. Yhtiön kulut sisältyvät myös yhtiön tilinpäätökseen. Ja vaikka ostovelat ja kulut liittyvät varmasti toisiinsa, ne ovat käytännössä itsenäisiä käsitteitä.
Vastuutili vs. kulutili
Paras tapa erottaa velat ja kulut on analysoimalla aiempia ja tulevia toimia. Kun velat ovat velvoitteita, jotka ei ole vielä maksettu, menot ovat velvoitteita, jotka on jo maksettu tuoton tuottamiseksi.
Velat esitetään yrityksen taseessa, joka näyttää selkeän ja helposti ymmärrettävän tilannekuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta tietyn ajankohdan ajan. Ne kirjataan perinteisesti ”ostovelkojen” alakirjaan silloin, kun lasku on maksettava. ”Vouched” (tunnetaan myös nimellä “vouchered”) tarkoittaa laskua, joka hyväksytään maksettavaksi, ja se on kirjattu pääkirjaan maksamatta olevaksi velaksi, jossa maksutapahtuma on vielä valmisteilla. Tällaisia velkoja kutsutaan usein ”ostovelkoiksi”.
Vastuutileihin sisältyy velkojien lainoista maksettava korko, joka tunnetaan nimellä "maksettava korko", sekä kaikki yrityksen keräämät verovelvoitteet, jotka tunnetaan nimellä "maksettavat verot".
Velkojille velka on tyypillisesti maksettava lyhyessä, enintään 30 päivän määräajassa. Mikä tärkeintä, näihin maksuihin ei liity velkakirjaa. Toisaalta asuntolainavelvoitteita ei ryhmitettäisi ostovelkoihin, koska niiden mukana on tosiasiallisesti velkakirja. Tästä syystä asuntolainavelvoitteet kuuluvat ”maksettaviin velkakirjoihin”, joka luokitellaan erilliseksi menoluokkaksi.
”Kulut” näkyvät yrityksen tuloslaskelmassa, jossa eritellään tulot ja kulut, jotta voidaan välittää nettotulot tiettynä ajanjaksona. Esimerkki kustannustapahtumasta voi olla kustannus, joka syntyy, kun myyjä yrittää tuottaa tuloja verkostoitumismatkalle. Nämä kulut voivat sisältää majoitus-, asiakas-illallisia, autonvuokrausta, bensiiniä, toimistotarvikkeita ja esityksiin käytettyjä multimediamateriaaleja.
Logistiset seurantatoimenpiteet
Ei ole yllättävää, että ostovelojen seuraaminen voi olla monimutkaista ja vaivalloista. Tästä syystä yritykset palkkaavat tyypillisesti kirjanpitäjiä ja kirjanpitäjiä, jotka käyttävät usein edistynyttä kirjanpito-ohjelmistoa laskujen ja lähtevän rahavirran seuraamiseen. Näistä seurantavastuista tulee eksponentiaalisesti monimutkaisempia suurten yritysten, joilla on useita liiketoimintalinjoja, ja suurten tuotevalmistajien, jotka tuottavat lukuisia varastoyksiköitä (tai SKU), kanssa. Tällaisissa yksiköissä kirjanpitohenkilöstö luottaa yhä enemmän erikoistuneiden ostoautomaatiojärjestelmien, joita usein kutsutaan ”ePayablesiksi”, prosessien yksinkertaistamiseen automatisoimalla paperit ja manuaaliset elementit, jotka liittyvät organisaation laskujen koordinointiin.
