Mikä on vastuullinen suunnitelma?
Vastuullinen suunnitelma on suunnitelma, joka noudattaa Internal Revenue Service (IRS) -sääntöjä työntekijöiden korvaamisesta liiketoiminnan kuluista, joissa korvausta ei lasketa tuloksi. Tämä tarkoittaa, että palautuksista ei pidä pidättää lähdeveroa tai W-2-ilmoitusta. Näiden kulujen on kuitenkin oltava liiketoimintaan liittyviä, jotta ne kuuluvat vastuullisen suunnitelman piiriin.
Avainsanat
- Vastuullinen suunnitelma on prosessi, jolla korvataan työntekijöille heidän työhönsä liittyvät kustannukset. Vastuullisia suunnitelmia ei veroteta, koska niitä ei pidetä erikseen työkorvauksena. Kustannuksia voidaan pitää osana vastuullista suunnitelmaa vain, jos ne ovat liiketoiminnallisia. liittyvät, ilmoitetaan oikein ja jos palautetaan ylimääräiset korvaukset. Jos korvattua kustannusta ei pidetä tilivelvollisena, IRS maksaa siitä veron. Ylimääräiset varat on yleensä palautettava 120 päivän kuluessa.
Kuinka vastuullinen suunnitelma toimii
Vastuullinen suunnitelma eroaa ei-vastuullisesta suunnitelmasta. Jos yrityksen korvaussuunnitelma ei noudata IRS: n vaatimuksia vastuullisesta suunnitelmasta, suunnitelma ei ole tilivelvollinen, ja kulujen korvaamista pidetään osana työntekijän korvausta, ja tästä syystä se pidätetään, ja siitä on ilmoitettava työntekijän W-lomakkeessa..
IRS: n sääntöjen mukaan vastuuvelvollisen suunnitelman mukaan kulut korvataan, jos ne liittyvät yritystoimintaan ja kirjanpitoon riittävästi. Lisäksi tosiasiallisten kustannusten ylittävät maksetut määrät on palautettava yritykselle määräajassa. Työntekijöiden liiketoimintaan liittyvät kulut voivat sisältää matka-, ateria-, majoitus-, viihde- tai kuljetuskustannuksia. Työntekijöiden on kirjattava kustannukset riittävästi kirjanpidolla ja palautettava mahdolliset ylimääräiset korvaukset kohtuullisen ajan kuluessa.
Työnantajien ei tarvitse toimittaa suunnitelmansa tietoja IRS: lle, mutta heidän on kyettävä osoittamaan täyttävänsä vastuullisen suunnitelman vaatimukset.
Työnantajat pystyvät usein hyödyntämään tiukempia vastuullisia suunnitelmavaatimuksia kuin IRS on lähettänyt.
Vaatimukset vastuulliselle suunnitelmalle
Vastuuvelvolliselle suunnitelmalle asetetaan vaatimukset, jotka liittyvät yritystoimintaan, että työntekijöiden kulut kirjataan asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti työnantajalle ja että ylimääräiset korvaukset on palautettava työnantajalle kohtuullisessa ajassa.
Jotta menoja voidaan pitää liiketoimintaan liittyvinä, niiden on (löysästi) täytettävä seuraavat vaatimukset: kustannusten on aiheutunut työsuhteen aikana ja että kaikki menot, jotka sekoittuvat henkilökohtaisen ja yritysmenon välille, kirjataan asianmukaisesti Tällöin kustannukset jaetaan työnantajan ja työntekijän kesken. Yleinen esimerkki on työmatkoihin käytettävä henkilöauto: tällaisessa tapauksessa työntekijän voidaan odottaa vastaavan henkilökohtaisten kuljetustensa ja työhön liittyvien kuljetustensa aikana kuluneista maileista jakamalla kustannukset asianmukaisesti.
Riittävä kirjanpito edellyttää tyypillisesti kolmansien osapuolien vahvistuksia sen todistamiseksi, että työntekijöiden varat olivat liiketoimintaan liittyviä. Kuitit ovat yleinen muoto kolmansien osapuolten todisteiksi, joita työntekijät käyttävät todistaakseen rahoituspyyntöjensä laillisuuden. Tästä säännöstä on kuitenkin poikkeuksia, mukaan lukien tapaukset, joissa yöpymiskustannukset ovat alle 75 dollaria, aterian korvaukset, jotka kuuluvat IRS: n päiväpäivästandardien piiriin, ja kuljetuskustannukset, joiden osalta virallisen maksutodistuksen hankkiminen on vaikeaa, kuten taksit,, metro- ja linja-autot. Ylimääräisten korvausvarojen palauttamisen odotetaan yleensä olevan, että nämä varat palautetaan työnantajalle 120 päivän kuluessa niiden maksamisesta.
