Rahoitusmaailmasta on kehittynyt erittäin kilpailukykyinen työpaikka. Vaikka yhdessä päivässä on vain 24 tuntia, kuten sanotaan, aika on rahaa. Siksi tehokas ajanhallinta on kilpailuetu jokaiselle finanssialan ammattilaiselle, joka haluaa tulla tuottavammaksi ja lisätä laatuaikaa poissa työstä.
On kuitenkin monia häiriötekijöitä, jotka voivat pitää sinut töissä tarpeellista pidempään. Tutustu eteenpäin joihinkin näistä tavallisista ajanhukkaajista ja tutustu lukuisiin ajanhallintavinkkeihin, jotka auttavat sinua saamaan enemmän työtä lyhyemmässä ajassa.
Musta reikä
On olemassa useita ajanhukkaa, jotka voivat imeä tuottavuutta. Esimerkiksi finanssialan ammattilaisilla on jatkuvasti houkutus multitask-tehtäviin. Oletetaan, että olet neuvonantaja ja että keskiviikkoaamuna kello 8.30–10 voit suorittaa seuraavan:
- Työskentelet laskentataulukossa, mutta lopeta sen jälkeen, kun kaksi uutta sähköpostiviestiä häiritsee sinua, lähetä sitten kuusi sähköpostia peräkkäin, seuraat tarkistamalla yliopistokaverin hääkuvia Instagramissa, hyväksy sitten yrityksen sosiaalinen retkeilykutsu Slack-viestin kautta, ennen kahden odottamattoman puhelun lähettäminen potentiaalisilta asiakkailta, ja lopulta heidän on pakko lopettaa äkillisesti, kun esimies pysähtyy muistuttamaan sinua siitä, että olet viisi minuuttia myöhässä henkilöstökokoukseen.
Kuulostaako tämä sinulle tyypilliseltä aamulta? Jos näin on, ja varsinkin jos työskentelet asiantuntijayritysympäristössä kuten pääomasijoitusyhtiö tai sijoituspankki, olet todennäköisesti heikoimmassa asteessa verrattuna ikätovereihisi.
Viiden tai kymmenen vuoden kuluttua kukaan ei muista, välitä tai mainosta sinua kaikesta tekemästäsi kiireisestä työstä. Olisiko maailma välittänyt, jos Thomas Jefferson lopettaa paljon paperinvaihtoa, mutta ei koskaan auttanut itsenäisyysjulistuksen kirjoittamisessa? Sama pätee työhösi - organisaatiosi arvostaa tarvittavia töitä ja mestariteoksia, ei kiireistä työtä.
Suunnittelu
Viimeistään joka sunnuntai-iltapäivä tulevan viikon tehtäväluettelo, mieluiten käyttämällä sovellusta tai verkkopalvelua, joka synkronoidaan kaikkien laitteiden välillä. Korosta esineitä, jotka ovat ehdottoman tärkeitä menestyksellesi työssä ja henkilökohtaisessa elämässä. Korostamattomat ovat todennäköisesti asioita, joita voit siirtää, viivyttää tai välttää kokonaan.
Rahoituksessa kriittiset toimitukset sisältävät raportteja tai tutkimuksia, joiden on oltava tarkkoja ja toimitettavia ennen määräaikaa. Organisaatiosi palvelee paremmin, jos keskityt parantamaan näiden raporttien laatua, eikä pelkästään tekemällä niistä kunnollista työtä, jotta voit vapauttaa aikaa muille kuin avainkysymyksille (kuten vastata matalan prioriteetin sähköposteihin tai osallistua pitkään) -metsäinen kokous).
Vastaavasti kymmenen minuuttia ennen lähtöä työstä joka päivä, lopeta seuraavan päivän toimintakohteiden luettelointi ja numeroi ne tärkeysjärjestyksen ja tärkeysjärjestyksen mukaan. Kysy jälleen kerran itseltäsi kaikkia asioita, joita sinun ei oikeastaan tarvitse tehdä - asioita, jotka eivät täytä tiettyä tuottavuuskynnystä.
(Katso myös Etsi oma markkinarako finanssiteollisuudessa.)
moniajo
Menestys rahoituksessa johtuu kyvystä aina toimittaa kriittisiä ja välittömiä tuloksia. Mitkä ovat tärkeät tiedot ja tietopisteet, joihin talousjohtajat luottavat? Mitä voit toimittaa auttaaksesi organisaatiotasi ja / tai asiakkaitasi voittamaan? Sisältääkö tarkastuskertomus oikea-aikaisesti, ehdotetun hankkeen nettonykyarvon tarkkoja laskelmia vai sen varmistamisen, että Excel-kaavat johtavat oikeisiin kokonaisarvoihin?
Päivän lopussa kukaan ei välitä kaikista vaihtamasi sähköposteista, käydyistä sosiaaliklubikokouksista tai kaappisi aikajärjestyksestä arkistossa. Moniajoyritykset estävät jatkuvasti henkilöitä antamasta parasta mahdollista harvoissa tavoitteissa, joita työnantajat todella heiltä odottavat.
Suorita ensin tärkeät, vaikeat, kiireelliset ja arvokkaimmat toiminnot. Rahoituksen menestymiseen voi liittyä yksinkertaisuus menetelmissä, joilla lähestyt tehtäviäsi. Tämä saattaa tuntua raa'asti yksinkertaiselta hyvin luetulle ja tahattomalle vastavalmistuneelle, mutta tee yksi asia kerrallaan ja älä lopeta, ennen kuin se on valmis. Jos tehtävät liittyvät pitkäaikaiseen projektiin, leikkaa se lyhyemmän aikavälin välitavoitteisiin ja viimeistele etukäteen. Kuten Henry Ford sanoi, "mikään ei ole erityisen vaikeaa, jos jaat sen pieniin töihin." Asioiden tekeminen alusta loppuun eliminoi kalliit tehottomuudet, koska sinun ei tarvitse aloittaa jatkuvasti alusta ja kalibroida uudelleen erilaisia, toisiinsa liittymättömiä esineitä.
(Tutustu rahoitusalan työpaikkoihin ammattilaisille tarkoitettujen uravaihtoehtojen avulla.)
Saapuneet
Saapuneet postilaatikko on merkittävä aikahukkaaja. Jos suurimmalla osalla sähköposteistasi ei ole merkitystä välittömien käsillä olevien tehtävien suhteen, täytät satunnaisesti päiväsi roskatiedoilla.
Tämän välttämiseksi:
- Aseta ennalta määrätyt ajat sähköpostisi tarkistamiseksi ja tarkista postilaatikkosi korkeintaan kolme tai neljä kertaa päivässä. Luo työaikojen jälkeinen kansio sähköposteihin, joihin sinun pitäisi saada, mutta jotka eivät ole kiireellisiä. Tämä kansio on erityisen hyödyllinen sinulle, kun haluat palata tärkeisiin pyyntöihin, jotka voivat odottaa muutamaa arkipäivää ennen vastauksen saamista sinulta.Lähetä vain kriittisimmät sähköpostit työpäivän aikana. Vaikka on tärkeätä pysyä ajan tasalla ryhmässäsi, kokematon tai vähemmän kurinalainen kollega voi hukkaa suuren osan ajasta, joka tulvii postilaatikkoosi merkityksettöminä viesteinä. Voit vähentää tämäntyyppisiä sähköposteja vastaamalla niihin, jotka eivät liity työhön. Tyhjennä postilaatikko ennen kuin lähdet töistä. Voit suorittaa tämän luomalla projektiin liittyviä kansioita, joihin voit pysäköidä tiettyihin ongelmiin liittyvät sähköpostit. Pitämällä postilaatikkosi tyhjänä säästät aikaa, koska et poista ydinviestejä huomiosta. Jos on kohteita, jotka vaativat ehdottomasti huomiota seuraavien tuntien tai seuraavana päivänä, aseta ne kiireelliseen kansioon.
Muut ajansäästövinkit
Seuraa, kuinka paljon aikaa tuhlaat
Luo yksinkertainen laskentataulukko, jonka avulla voit syöttää arvioidun ajan, jonka olet hukannut triviaalisissa asioissa. Tee tämä päivittäin. Kehittäessäsi ja ylläpitäessäsi tätä tapaa, harjoitat itseäsi tunnistamaan tärkeät asiat kohtaamalla niitä.
Käsittele vain paperiasiakirjoja kerran
Kun ne on käsitelty, voit arkistoida ne, lähettää ne tai päästä eroon niistä.
Suora viesti kollegoillesi
Käveleminen toimistossa tai osastojen välillä voi maksaa sinulle muutama tunti viikossa - ja tiedämme kuinka kallista tämä on vuositasolla. Ellei se ole tärkeä tai monimutkainen asia, suorien viestien käyttäminen yrityksen viestijärjestelmän tai hyväksytyn verkkopalvelun kautta on usein tehokkaampi tapa saada nopeasti vastauksia moniin kysymyksiin.
Tiedä missä kaikki on milloin tahansa
Tämä sisältää sekä sähköiset että paperitiedot. Jos arvot aikaasi, älä tuhlaa sitä etsimällä asioita.
Erota tehtäväsi neljään luokkaan:
-
Kiireelliset ja tärkeät - kuten talous- ja kirjanpitoraportit tiukeilla ja lähestyvillä määräajoilla.
Ei kiireellinen ja tärkeä - kuten verkottuminen rahoitusryhmäsi sisällä, koulutuskurssit jne.
Kiireelliset ja ei tärkeät - kuten satunnaiset viestit postilaatikostasi ja "ilmoittautumisajat" klubikokouksiin.
Ei kiireellinen eikä tärkeä - kuten myyntiautomaatin kymmenen minuutin keskustelu, fantasiajalkapallojen tarkistaminen jne.
(On selvää, että sinun tulisi viettää mahdollisimman suuri osa päiväsi ensimmäiseen luokkaan.)
Valtuutettu, valtuutettu, valtuutettu
Tämä erottaa sinut paketista, kun siirryt organisaatiossa ylöspäin. Käsittele tehtäviä, jotka vain sinä voit suorittaa. Kun hioit aikajohtamistaitojasi, sinulla on pian sinulle osoitettuja suoria raportteja. Määritä tehtävät, joita sinun ei tarvitse käsitellä itseäsi niin paljon kuin mahdollista. Sinun tulisi tehdä vain sellaisia asioita, jotka ehdottomasti vaativat huomiota tai asiantuntemusta.
Älä hallitse persoonallisuuttasi
Rahoitusalan ammattilaisilla tulisi olla ajankäytön hallinnan taidot, mutta heillä tulisi olla myös suhteita ja hyvää tahtoa sisäisten kollegoiden ja ulkoisen yhteisön kanssa. Pelkästään ajalle keskittyminen voi tehdä sinusta hiovaa, mikä syrjäyttää paljon ihmisiä, kun he ovat ympärilläsi, mukaan lukien sosiaaliset ja liiketoiminnan kehittämisasetukset. Jos et ole varovainen, voit ajatella, että olet ajanhallinnan guru, mutta et tiedä täysin otsasi "sosiaalinen idiootti" -leimaa.
Viestintä-, johtamis- ja liiketoiminnan kehittämistaidot ovat yhtä tärkeitä kuin ajanhallinnan taidot. Kun finanssialan ammattilaiset siirtyvät urallaan, ajanhallinnan taidot yksinään eivät enää riitä auttamaan heitä pääsemään seuraavalle tasolle (eli toimeenpanotasolle).
Pohjaviiva
(Lue lisää Taloudellinen tehokkuus: Analyytikon opas ajanhallintaan.)
