Monet yritykset tarjoavat jonkinlaisen pätevän eläkesuunnitelman, ja näin toimiessaan ne kuuluvat vuoden 1974 työntekijöiden eläketuloturvalain (ERISA) hallinnointiohjeiden piiriin. ERISA vahvistaa suuntaviivat ja vähimmäisstandardit yksityisen sektorin yritysten työntekijöiden suojelemiseksi, jotka osallistuvat eläke- ja sosiaalietuusetuihin. Yrityksiä, jotka hallinnoivat pätevää eläkesuunnitelmaa, joka ei ole täysin ERISA: n mukainen, voidaan rangaista kalliilla seuraamuksilla.
Jos työntekijän eläkesuunnitelma tarjoaa tulevaisuuden eläketuloja tai antaa työntekijöille mahdollisuuden lykätä ansioita eläkkeelle siirtymiseen, se on ERISA-suunnitelma. Työnantajana, joka tarjoaa nämä ERISA-suunnitelman edut, ERISA pitää sinut myös nimetynä vauraajana, joka ottaa vastuun näiden suunnitelmien hallinnosta, ja vastaavasti vastuu myös siitä, jos suunnitelmasi eivät ole ERISA: n asettamien ohjeiden ja standardien mukaisia.
Yhdenmukaisuus ERISAn kanssa
ERISA-vaatimusten täyttämisen ei tarvitse olla liian kovaa. Vaikka vaatimuksia on paljon, hyvä kolmannen osapuolen järjestelmänvalvoja (TPA) voi kantaa suuren osan taakasta. Monet vaatimuksista ovat kalenteripohjaisia ja vaativat lomakkeiden jättämistä määräajassa. Nämä määräajat muodostavat yhden tarkistusluettelon, jota voi hallita TPA tai henkilöstöhenkilöstö. Muut vaatimukset on täytettävä tapauskohtaisesti olosuhteiden vaatiessa.
ERISA-kalenterin tarkistuslista
401 (k) -suunnitelmien hallinnointiin sisältyy tiettyjen ERISA-vaatimustenmukaisuustehtävien suorittaminen vuosittaisen aikataulun mukaisesti. Nämä ovat yleisimpiä tehtäviä, joiden pitäisi olla osa useimpien yritysten tarkistuslistoja.
Suunnitelmavuoden ensimmäinen vuosineljännes: Lähetä neljännen vuosineljänneksen hyötylaskelmat osallistujille viimeistään 45 päivän kuluttua vuosineljänneksen päättymisestä. Tee edellisen vuoden työnantajan maksut verovähennysten laskemiseksi edellisenä vuonna.
Toinen vuosineljännes: Antaa ensimmäisen vuosineljänneksen hyötylaskelmat osallistujille. Levitä vuonna 2015 tehdyt ylimääräiset lykkäykset yli IRC: n pykälän 402 (g) rajan. Suunnitelman osallistujille, joiden ikä on 70 ½ edellisenä vuonna, jaa ensimmäisen vuoden vaadittavat vähimmäisjakaumat (RMD).
Kolmas vuosineljännes: Antaa toisen vuosineljänneksen hyötylaskelmat. Tiedostolomake 5500 edeltävältä vuodelta tai tiedostolomake 5558 2, 5 kuukauden jatkoa varten. Jos suunnitelmaasiakirjaa muutettiin edellisen vuoden aikana, jaa uusi yhteenveto-suunnitelman kuvaus osallistujille. Levitä edellisen vuoden yhteenvetovuosikertomus osallistujien suunnittelulle.
Neljäs vuosineljännes: Anna kolmannen vuosineljänneksen hyötylaskelmat. Lähetä osallistujille soveltuvia ilmoituksia, mukaan lukien erät tai muutokset Safe Harbor 401 (k) -suunnitelmaan, QDIA (Qualified Default Investment Alternative) tai automaattinen ilmoittautuminen. Korjaa kaikki ADP / ACP-testivirheet ja maksa 10% valmisteveroa.
Jatkuvat ERISA-vaatimukset
Jotkut ERISA-vaatimukset ovat jatkuvia osana suunnitelman hallintaa tai tapahtumien käynnistämät.
Suunnitelmaasiakirjan noudattaminen: Varmista, että suunnitelmanhallinta noudattaa jatkuvasti suunnitelma-asiakirjan ehtoja. IRS pitää suunnitelma-asiakirjan ehtojen tiukan noudattamatta jättämisen toimintavirheenä, joka voi johtaa suunnitelman hylkäämiseen, jos sitä ei korjata.
Vuotuinen osallistumismaksuilmoitus: Kaikille suunnitelmaan oikeutetuille työntekijöille, irtisanotuille työntekijöille ja edunsaajille, joilla on tilin saldo, on ilmoitettava osallistujapalkkio 12 kuukauden välein.
Ilmoitus suunnitelman muutoksesta: Osallistujille on ilmoitettava kaikista suunnitelman muutoksista 30–90 päivää ennen muutoksen voimaantulopäivää.
Mahdollisuus ilmoittautua: Kaikille työntekijöille, jotka ovat täyttäneet suunnitelman iän ja palvelun vaatimukset, on annettava mahdollisuus ilmoittautua. Heidän tulee saada kaikki tarvittavat lomakkeet ja ohjeet sekä yhteenveto suunnitelman kuvauksesta ja mahdollisista osallistujien ilmoituksista.
Lainojen noudattaminen: Varmista, että jäljellä olevat lainat maksetaan takaisin suunnitelman ehtojen ja lainanottajien velkakirjan mukaisesti.
Oikea-aikaiset talletukset: Varmista, että työntekijöiden lykkäykset ja lainamaksut talletetaan ajallaan, yleensä samanaikaisesti palkkaverovelvoitteiden kanssa.
Suorita neljännesvuosittainen taloudenhoito: kassaa pienet tilin saldot irtisanotuille työntekijöille. Käsittele lainan laiminlyönnit ja käytä kaikkia allokoimattomia menetetyksiä.
Vaikka TPA pystyy hallitsemaan suurimman osan näistä vaatimuksista, työnantajasuunnittelijan velvollisuutena on varmistaa, että vaatimukset täytetään ja toteutetaan oikein.
