Mikä on negatiivinen vahvistus?
Negatiivinen vahvistus on kirje tai asiakirja, jossa vaaditaan, että vastaanottajan tulee vastata lähettäjälle vain, jos viestin sisällössä on ongelmia tai jos vastaanottaja halusi kieltäytyä tapahtumasta, johon kirje oli osoittanut.
Negatiivisia vahvistuskirjeitä voidaan käyttää monen tyyppisissä liiketoimintatilanteissa, ja niitä käytetään usein rahoituspalvelualalla. Viestinnän tarkoituksena on vähentää saapuvien vastausten määrää, jonka organisaatio saa vastauksena asiakaskunnalleen lähettämään kirjeeseen. Kielteisen vahvistuksen tai kielteisen suostumuksen viestintätilanteessa viestin lähettävä yritys tai yhteisö saa vastauksia vain "ei" -äänen vastakohtana kaikkien vastauksille mielipiteestään riippumatta.
Negatiivisen vahvistuksen ymmärtäminen
Tilintarkastajat käyttävät usein kielteisiä vahvistuksia, ja niihin liittyy asiakirja, joka lähetetään yrityksen asiakkaiden otokselle ja jossa heitä pyydetään vastaamaan vain, jos he löytävät ristiriitaisen kirjanpidon ja tarkastettavan yrityksen tilinpäätökseen kirjattavan tilin välillä. Negatiivista vahvistusta käytetään tyypillisesti silloin, kun yrityksen kirjanpidon valvonnassa on historiallisesti ollut vain vähän virheitä, ja sen vuoksi niitä pidetään vahvoina. Yritystä pyydetään tarkistamaan numerot vielä kerran ja vahvistamaan vain jos on eroa.
Negatiivisen vahvistuksen lähettäminen toisin kuin positiivinen vahvistus, joka vaatii vastauksen, voi säästää aikaa, joka kuluu vastausten seuraamiseen ja seurantaan vastaamattomien vastaanottajien kanssa. Negatiivinen vahvistus on vain tapa kirjanpitäjälle varmistaa, että molemmat yritykset ilmoittavat samat numerot.
Avainsanat
- Negatiivinen vahvistus on kirje tai asiakirja, jossa vaaditaan, että vastaanottajan on vastattava lähettäjälle vain, jos viestin sisällössä on ongelmia tai jos vastaanottaja halusi kieltäytyä tapahtumasta, johon kirje oli osoitettu. Negatiivisia vahvistuskirjeitä käytetään usein rahoituspalveluala, mukaan lukien kirjanpitäjät, jotka haluavat tarkistaa asiakkaan taloudelliset tiedot. Negatiiviset vahvistukset auttavat vähentämään saapuvien vastausten määrää, jonka organisaatio saa vastauksena asiakaskuntaansa lähettämään kirjeeseen.
Esimerkkejä negatiivisista vahvistuksista
Negatiivisissa vahvistuksissa on monia sovelluksia, joihin kuuluu sekä kirjanpitäjiä että rahoituspalveluyrityksiä.
Työntekijöiden eläkesuunnitelmat
Negatiiviset vahvistuskirjeet lähetetään usein 401 (k) -suunnitelmalla, jolla on automaattinen eskalointiominaisuus. Automaattisella korotuksella työntekijän palkkaprosentin prosenttiosuus kasvaa jokaisena palkkajaksona automaattisesti joka vuosi.
Tämän automaattisesti kasvavan säästöprosentin tarkoituksena on auttaa ihmisiä säästämään enemmän rahaa eläkkeelle. Ennen kuukautta ennen kärjistymistä, kirjanpitäjä lähettää kielteisen vahvistuksen tai kielteisen suostumuksen kirjeen. Kirje ilmoittaa osallistujalle, että maksuosuuksien nousu tapahtuu, ellei osallistuja ota yhteyttä 401 (k) -rekisteriin ja poistuu korotuksesta säilyttääkseen nykyisen maksuosuutensa.
Tulojen kirjanpito
Negatiivista pyyntöä voidaan käyttää myös myyntituottojen kirjaamiseen autonvalmistajalla. Kirjojen mukaan valmistaja myi 200 autoa jälleenmyyjälle yhteensä 6 miljoonan dollarin tulolla. Negatiivisessa vahvistuskirjeessä todetaan, että jos 6 miljoonan dollarin luku oli tarkka, sitä ei tarvitse vastata. Jos myyntituotot olisivat kuitenkin vain 5 miljoonaa dollaria, valmistajan olisi ilmoitettava kirjanpitäjälle jälleenmyyntikirjojen eroista.
Negatiiviset vahvistukset ovat ammattimainen tapa sanoa "älä vastaa minuun, ellei ongelmassa ole".
