Mikä on velkakirja
Veloituskirja on asiakirja, jota myyjä käyttää ilmoittamaankseen ostajalle nykyisistä velkasitoumuksista, tai asiakirja, jonka Ostaja on luonut palauttaessaan luottotiedot. Veloitusilmoitus voi tarjota tietoja tulevista laskuista, tai se voi toimia muistutuksena tällä hetkellä erääntyvistä varoista. Palautettavien tuotteiden osalta voidaan sisällyttää ennakoitu kokonaismäärä, palautettujen tavaroiden inventaario ja palautuksen syy.
Veloitusilmoitus
JÄRJESTELMÄ ALAS Debet-huomautus
Veloitusilmoitusta, joka tunnetaan myös nimellä veloitusmuistio, käytetään yleensä yritysten välisissä liiketoimissa. Tällaiset liiketoimet sisältävät usein luoton jatkamisen, eli myyjä lähettää tavaran lähetyksen yritykselle ennen kuin ostaja maksaa tavaran kustannukset. Vaikka oikeat tavarat vaihtavat omistajia, oikeita rahaa ei siirretä ennen varsinaisen laskun lähettämistä. Sen sijaan velat ja hyvitykset kirjataan kirjanpitojärjestelmään lähetettyjen varastojen ja saatavien seuraamiseksi.
Veloitusilmoitukset ovat erillisiä laskuista siinä mielessä, että ne on yleensä muotoiltu kirjeiksi, ja ne eivät ehkä vaadi välitöntä maksua. Tämä pitää paikkansa, kun veloitusilmoitusta käytetään ilmoittamaan ostajalle tulevista velkasitoumuksista, jotka perustuvat summiin, jotka ei vielä ole virallisesti laskutettu.
Vaihtoehtoiset velkakirjalainat
Kirjemuodon lisäksi veloitusilmoituksia voidaan toimittaa myös lähetyskuiteina saaduista tavaroista. Vaikka erääntyvä summa voidaan huomata, maksua ei odoteta ennen kuin virallinen lasku lähetetään ostajalle. Tämä voi antaa ostajalle mahdollisuuden palauttaa tavarat tarvittaessa tarvitsematta ensin suorittaa maksua.
Jotkut veloitusilmoitukset voidaan lähettää informatiivisina postikortteina, jotka vain muistuttavat ostajan kertyneestä velasta. Tästä voi olla hyötyä tapauksissa, joissa myyjä ei ole varma alkuperäisen laskun vastaanottamisesta tai tarkistamisesta. Postikortti voi sisältää myös tietoja siitä, kuinka velat voidaan maksaa, kuten asiaankuuluvat yhteystiedot.
Veloitusilmoitukset valinnaisina asiakirjoina
Kaikki yritykset eivät halua lähettää veloituskirjaa ostajille, joilla on maksamattomia tai odottamattomia velkasitoumuksia. Yleensä myyjä joko pitää sitä tavanomaisena liiketoimintatapana ja käyttää sitä sisäisten menettelytapojen mukaisesti tai ei käytä sitä ollenkaan. Joissakin tapauksissa ostaja voi pyytää asiakirjaa, joka sisältää tiedot, jotka sisältyvät veloitusilmoitukseen, sisäisten kirjanpitovaatimusten täyttämiseksi.
