Yrityksen resurssisuunnittelu (ERP) on prosessisuuntautunut menetelmä, joka integroi yrityksen eri osastojen välillä käytettävät järjestelmät ja mahdollistaa helpon ja yhdenmukaisen tiedonkulun määritellyssä valvonnassa, jota auttavat ohjelmistosovellukset ja määritellyt parhaat käytännöt.
Tässä artikkelissa kuvataan ERP: ssä käytettävät työkalut ja niiden ominaisuudet erilaisille toiminnoille. Aloitaksemme työkalujen ymmärtämiseksi paremmin työkalut.
Mitä tarvitaan ERP-järjestelmään?
Kaikkien ERP-järjestelmien on periaatteessa täytettävä seuraavat toiminnalliset vaatimukset.
- Sen on oltava yhtenäinen järjestelmä, jossa on helppokäyttöiset sovellukset ja rajapinnat ja joka toimii saumattomasti useiden osastojen välillä tarvittavan hallitun pääsyn kanssaA yhteinen tietokanta (tai useita, mutta jaettuja tietokantoja), johon pääsee eri sovellusten kauttaEtsintä- ja raportointiohjelmat tuottavat raportteja erilaisten parametrit (kuten ”kaikki lähettämättömät tilaukset eilen” lelujen ”luokassa”) Skaalautuvuus, mukauttaminen ja ad-moduulien helppo integrointi tarpeen mukaan
ERP-vaatimukset täyttävät työkalut:
Seuraavat työkalut ja sovellukset integroidaan pakollisesti ERP-järjestelmään yllä mainittujen toiminnallisten vaatimusten tarpeiden täyttämiseksi.
Tietojen tallennus ja tiedonhallinta vakiintuneella työnkululla eri osastojen ja toimintojen välillä ovat minkä tahansa ERP-järjestelmän selkäranka. Tietojen varastointiin on saatavana useita ratkaisuja ja työkaluja, joihin sisältyy relaatiotietokannat yrityksiltä, kuten Oracle, Sybase, DB2, ja avoimen lähdekoodin ilmaisia tarjouksia, kuten Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby jne. Muihin tiedonhallintatyökaluihin voi sisältyä sisällönhallintajärjestelmiä (CMS). ja säilytyssovellukset.
Toimialasta ja vaadituista toiminnoista riippuen on valittava sopiva. Valmistaja saattaa pitää Oraclen tai MySQL: n kaltaista tapahtumatietokantaa merkityksellisemmänä, koska tapahtumapohjainen tieto liikkuu eri tilojen läpi (valmistuksesta varastoon tilauksen sieppaamiseen myyntiin toimitustilaan). Toisaalta verkkosisältöä kirjoittava yritys voi löytää CMS-arkistojärjestelmän, jolla on versionhallinta, paremmin heidän tarpeisiinsa.
Tietokanta tai arkisto voi olla joko yksi keskitetty tai useita automaattisella tiedonkululla tietokannasta toiseen. Määritetty työnkulku varmistaa saumattoman tiedonsiirron. Tietokantoja voidaan isännöidä paikallisesti tai etäyhteydessä tai jopa pilvessä.
· Sovellukset ja käyttöliittymät, joilla on sopiva lupaohjaus:
Tietojen tallennus ja hallinta vaatii vain luku-tai muokkausoikeuksia tietojen käsittelemiseen. Kun esineet on valmistettu, ne on merkittävä merkittäväksi varastona. Varastonhallintaosasto päivittää sen sitten myyntivalmiina. Ostamisen jälkeen tuote tulee päivittää myytyyn tilaan ja niin edelleen. Tämän saavuttamiseksi helppokäyttöiset sovellukset ja käyttöliittymät tekevät olennaisen osan mitä tahansa ERP-järjestelmää, jolla on myös määritetyt ohjaimet ja käyttöoikeudet. Esimerkiksi, kun tuote on merkitty myytäväksi, vain logistiikkaosaston operaattoreiden pitäisi voida päivittää sitä edelleen, kun taas valmistus- tai varasto-osaston toimijoiden tulisi saada vain näkymäoikeus.
Vastaavasti sisällön kirjoittamisen ERP-työkalun tapauksessa, kun kirjoittaja on lähettänyt sisällön toimittajalle tarkistettavaksi, vain toimittajan pitäisi voida muokata sitä päällekkäisyyksien ja sisällön ristiriitojen välttämiseksi.
Jotta tällainen lupapohjainen hallinta, sovellukset ja käyttöliittymät voidaan rakentaa sisään, kaikki selainpohjaiset ERP-ratkaisut, työpöytäasennukset tai tabletti- / mobiilisovellukset. Kiinteässä paikassa sijaitseva valmistustiimi suosii työpöytäpohjaista käyttöliittymää, kun taas liikkeessä oleva myyntitiimi hyötyy selainpohjaisesta käyttöliittymästä tai mobiilisovelluksesta.
ERP-järjestelmä koostuu useista moduuleista ja tietovarastoista, joissa tietojen päivitykset ja toimenpiteet seuraavat loogisesti määritettyä järjestystä liiketoiminnan tarpeiden perusteella. Tämä muodostaa työnkulun. Työnkulkua voidaan pitää mielenä, joka hallitsee kehon eri toimintoja (veren, ilman, ruuan ja muiden tarvikkeiden virtausta, kehon osien liikkumista jne.). Kaikkien ERP-ratkaisujen välttämätön osa on selkeästi määritelty työnkulku, jolla on asianmukainen käyttöoikeus eri tasoilla.
ERP-puitteissa toteutettuja yleisesti käytettyjä työkaluja ovat Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM jne.
Johtamistaso, osasto-, ryhmä- tai henkilötasotason raporttien luominen on toinen tärkeä vaatimus ERP-järjestelmälle. Se on yleensä saatavana joko hallintapaneelin muodossa (reaaliaikaisella datanäkymällä - näyttää esimerkiksi tiedot saadut tilaukset, joita ei ole vielä lähetetty, viime viikon epäonnistuneet maksut jne.) Tai muokattavissa olevissa raporteissa, jotka luodaan tavallisissa sanoissa tai tiedoissa - sovellusten, kuten laskentataulukoiden, muokkaaminen.
Useimmat raportointityökalut ja kojetaulut toimivat reaaliajassa (tai pienellä viiveellä). Kuten sovellukset, joita yksiköt käyttävät tietojen päivittämiseen, myös nämä raportointityökalut / kojetaulunäkymät ovat saatavana selainpohjaisina tai työpöytäasennuksina. Ne sisältävät myös päivän lopun raportointiominaisuudet, jotka tarjoavat raporttien lähettämisen sähköpostitse kaavioilla / kaavioilla / taulukoilla Microsoft Excel- tai Word-liitteinä.
· Viestintävälineet:
Kommunikaatio on pakollista kaikissa järjestelmissä, jotka toimivat useiden osastojen välillä. ERP-järjestelmät helpottavat tätä tarjoamalla työkaluja toimintapohjaiseen automaattiseen postin generointiin, pikaviesteihin, chattiin tai yleisiin lähetysominaisuuksiin yksilö- ja ryhmätasolla. Sano kun tilauksen merkinnällä on ”Valmis lähetettäväksi”, automaattinen postituslaite tulisi laukaista logistiikkaosastolle aloittaaksesi lähetysprosessin; Tai jos pizzakaupan keittiössä on ilmennyt ongelma, kaikille muille osastoille voidaan lähettää yleislähetysviesti, jotta uusien tilausten lopettaminen lopetetaan.
Muita pikaviestitoimintoja (kuten Lyncin, Chatterin tai Yammerin toimintoja) on sisällytetty helpon ja välittömän viestinnän mahdollistamiseksi.
Edellä olevien työkalujen lisäksi, jotka ovat olennainen osa mitä tahansa ERP-järjestelmää, on myös muita, jotka voidaan integroida tarpeen mukaan:
ERP-järjestelmään voidaan integroida paljon analyyttisiä työkaluja liiketietoa, ennustavaa analysointia, tiedon louhintaa ja siihen liittyvää analyysiä varten. Näitä analyyttisiä työkaluja käytetään saamaan arvokkaita oivalluksia strategisten liiketoimintapäätösten tekoon käytettävissä olevien tietojen perusteella (kuten kuluttajien käyttäytymisen seuraaminen lomaostojen ympärillä, vertailutulokset punaisen värisillä hyllyillä oleville tuotteille, joilla on enemmän myyntiä kuin sinisillä hyllyillä jne.)
· Resurssien allokointi ja tehtävien ajoituksen työkalut:
ERP-järjestelmät voivat myös integroida välineitä resurssien jakamiseen osastojen ja tehtävien välillä (työvoimavaltaisille aloille). Nämä työkalut toimivat yksinkertaisella periaatteella määritetystä ajasta, jonka tehtävä / projekti vie resurssien saatavuusaikataulun mukaisesti. Tehtävän suoritettuaan resurssille osoitetaan automaattisesti uusi, hänen taitojaan vastaava tehtävä, tai se sijoitetaan pooliin seuraavaa tehtävää varten. Työkaluilla on toimintoja manuaaliseen interventioon esimiehetasolla, jos tehtävä viivästyy. Edut ovat selkeä näkyvyys nykyisestä ja tulevasta työmäärästä, optimaalinen resurssien käyttö, automaatiomahdollisuuksien selvittäminen jne.
· Muut lisäominaisuudet: ERP-järjestelmät voivat integroida henkilöstöresurssien hallinnan, projektinhallinnan, ajan seurantajärjestelmien, asiakirjojen hallinnan jne. Moduulit liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Kullekin toimialalle ja toimintotyypille on saatavana suuri joukko työkaluja, ja ERP-myyjät tarjoavat apua kiinnostuneille asiakkaille parhaan sopivuuden valinnassa. Internet on aina saatavana itseapuun tarvittavien tietojen hankkimisessa.
Bottom Line:
ERP on monimutkainen kehys toteutettavaksi ja vaatii yleensä erillisen toimittajan toteuttamiseen. Kaksi suurta pullonkaulaa, jotka on tunnistettu ERP-toteutuksiin, ovat korkeat kustannukset ja parhaiden käytäntöjen noudattamatta jättäminen. Vaikka kustannuksia voidaan lieventää jossain määrin eri myyjien huolellisella arvioinnilla ja ilmaisten avoimen lähdekoodin työkalujen arvioinnilla, toisia epäonnistumisten haasteita, jotka johtuvat parhaiden käytäntöjen noudattamatta jättämisestä, voidaan lievittää kohdennetulla koulutuksella työntekijöille. Oikea arviointi alkuvaiheessa, kumppanuus oikean asiantuntemuksen omaavien myyjien kanssa ja selkeät vaatimukset alusta alkaen auttavat ERP-työkalujen tehokasta ja menestyvää toteuttamista. (Katso aiheeseen liittyvää lukemista kohdasta "Menestyvän yrityksen resurssisuunnittelun tapaustutkimukset")
