Mikä on projektinhallinta?
Projektinhallintaan sisältyy yrityksen resurssien suunnittelu ja organisointi tietyn tehtävän, tapahtuman tai velvollisuuden siirtämiseksi loppuun. Siihen voi liittyä kertaluonteinen projekti tai meneillään oleva toiminta, ja hallittuihin resursseihin sisältyy henkilöstö, talous, tekniikka ja henkinen omaisuus.
Projektinhallinta liittyy usein tekniikan ja rakentamisen aloihin sekä viime aikoina terveydenhuoltoon ja tietotekniikkaan (IT), joilla on tyypillisesti monimutkainen komponenttijoukko, joka on täydennettävä ja koottava tietyllä tavalla toimivan tuotteen luomiseksi.
Riippumatta siitä, mikä toimiala on, projektipäälliköllä on yleensä suurin piirtein sama työ: auttaa määrittelemään projektin tavoitteet ja päättämään ja määrittelemään, milloin projektin eri komponentit on tarkoitus valmistaa ja kuka. Ne luovat myös laadunvalvontatarkastuksia varmistaakseen, että valmiit komponentit täyttävät tietyt vaatimukset.
Avainsanat
- Hyvin perustasolla projektinhallinta sisältää projektin suunnittelun, aloittamisen, toteuttamisen, seurannan ja päättämisen. Monia erityyppisiä projektinhallintamenetelmiä ja tekniikoita on, mukaan lukien perinteinen, vesiputous, ketterä ja laiha.Projektinhallintaa käytetään kaikkialla teollisuuden aloilla ja on tärkeä osa rakennus-, suunnittelu- ja IT-yritysten menestystä.
Projektinhallinnan ymmärtäminen
Yleisesti ottaen projektinhallintaprosessi sisältää seuraavat vaiheet: suunnittelu, aloittaminen, toteutus, seuranta ja päättäminen.
Eri toimialat ovat kehittäneet projektinhallintamenetelmät tai -kehykset, jotka ovat ominaisia heidän yksilöllisiin tarpeisiinsa.
Jokainen projekti tarvitsee alusta loppuun, suunnitelman, jossa kuvataan, miten asiat alkaa, miten ne rakennetaan ja miten ne valmistuvat. Esimerkiksi arkkitehtuurissa suunnitelma alkaa idealla, etenee piirustuksiin ja siirtyy suunnitelman laatimiseen tuhansien pienten kappaleiden tullessa kunkin vaiheen väliin. Arkkitehti on vain yksi henkilö, joka tarjoaa yhden palapelin. Projektipäällikkö yhdistää kaiken.
Jokaisella projektilla on yleensä budjetti ja aikataulu. Projektinhallinta pitää kaiken sujuvasti, ajallaan ja budjetissa. Tämä tarkoittaa sitä, että kun suunniteltu aikataulu on loppumassa, projektipäällikkö voi pitää kaikki projektin parissa työskentelevät ryhmän jäsenet loppuun aikataulussa.
Esimerkki projektinhallinnasta
Oletetaan, että projektipäällikölle on annettu tehtäväksi johtaa ryhmää kehittämään ohjelmistotuotteita. He alkavat yksilöimällä hankkeen laajuus. Sitten he jakavat tehtävät projektiryhmälle, johon voivat kuulua kehittäjät, insinöörit, tekniset kirjoittajat ja laadunvarmistusasiantuntijat. Projektipäällikkö luo aikataulun ja asettaa määräajat.
Usein projektipäällikkö käyttää työnkulun visuaalisia esityksiä, kuten Gantt- tai PERT-kaavioita, määrittääkseen, mitkä laitokset suorittavat tehtävät. He asettavat budjetin, joka sisältää riittävät varat projektin pitämiseksi budjetin sisällä myös odottamattomissa tilanteissa. Projektipäällikkö varmistaa myös, että joukkueella on resurssit, joita se tarvitsee ohjelmistotuotteen rakentamiseksi, testaamiseksi ja käyttöönottamiseksi.
Kun suuri tietotekniikkayritys, kuten Cisco Systems Inc., ostaa pienempiä yrityksiä, keskeinen osa projektipäällikön tehtävää on integroida projektitiimin jäseniä eri taustoista ja kehittää ryhmätarkoitusta lopputavoitteen saavuttamiseen. Projektipäälliköillä saattaa olla jonkin verran teknistä osaamista, mutta heidän tärkeän tehtävänsä on ottaa myös korkean tason yritysvisiot ja tuottaa konkreettisia tuloksia ajallaan ja budjetin puitteissa.
Projektinhallinnan tyypit
Monia projektijohtamistapoja on kehitetty vastaamaan tiettyjen toimialojen tai projektityyppien erityistarpeita. Ne sisältävät:
Vesiputous projektijohtaminen
Tämä on samanlainen kuin perinteinen projektinhallinta, mutta sisältää huomautuksen, että jokainen tehtävä on suoritettava ennen seuraavan aloittamista. Portaat ovat lineaarisia ja eteneminen virtaa yhteen suuntaan - kuin vesiputous. Tämän vuoksi huomiota tehtäväjaksoon ja aikatauluihin on erittäin tärkeää tämän tyyppisessä projektinhallinnassa. Usein projektiryhmän koko kasvaa, kun pienemmät tehtävät saadaan päätökseen ja suuret tehtävät alkavat.
Ketterä projektijohtaminen
Tietokoneohjelmistoteollisuus oli yksi ensimmäisistä, joka käytti tätä metodologiaa. Ketterän manifestin 12 perusperiaatteesta peräisin oleva ketterä projektinhallinta on toistuva prosessi, joka keskittyy jatkuvaan seurantaan ja toimitusten parantamiseen. Ytimessä korkealaatuiset toimitukset ovat seurausta tarjoamasta asiakasarvoa, tiimin vuorovaikutusta ja sopeutumista nykyisiin liiketoimintaolosuhteisiin.
Ketterä projektijohtaminen ei noudata peräkkäistä vaiheittaista lähestymistapaa. Sen sijaan organisaation eri ryhmän jäsenet suorittavat hankkeen vaiheet samanaikaisesti toistensa kanssa. Tämä lähestymistapa voi löytää ja korjata virheet joutumatta käynnistämään koko menettely uudelleen.
Lean-projektinhallinta
Tämän menetelmän tarkoituksena on välttää tuhlausta - sekä ajan että resurssien tuhlaamista. Tämän metodologian periaatteet on katettu japanilaisista valmistuskäytännöistä. Niiden pääideana on luoda enemmän arvoa asiakkaille, joilla on vähemmän resursseja.
Projektinhallinnan menetelmiä ja tyyppejä on paljon enemmän kuin tässä lueteltu, mutta nämä ovat joitain yleisimmistä. Käytetty tyyppi riippuu projektipäällikön tai yrityksen, jonka hanketta johdetaan, mieltymyksistä.
