Ennakkomaksuja ei kirjata alun perin tuloslaskelmaan. Sen sijaan ennakkomaksut kulut kirjataan alun perin taseeseen ja sitten, kun ennakkomaksuista aiheutuva hyöty toteutuu tai kun menot syntyvät, ne kirjataan tuloslaskelmaan.
Kun yritys maksaa kustannuksen, se kirjataan taseeseen ennakkomaksuvaralliseksi ja kirjataan samanaikaisesti merkintä, joka vähentää yrityksen kassavaroja (tai maksutiliä) samalla summalla. Suurin osa ennakkomaksuista esitetään taseessa lyhytaikaisina varoina, ellei kuluja aiheudu vasta 12 kuukauden kuluttua, mikä on harvinaisuus.
Sitten, kun kulu syntyy, ennakkomaksuttua tiliä vähennetään kuluilla ja kulu kirjataan yhtiön tuloslaskelmaan sillä kaudella, jonka aikana se syntyi.
Katsotaanko vakuutuksen ennakkomaksu?
Yksi yleisimmistä ennakkomaksuista on vakuutus, joka maksetaan yleensä etukäteen. Esimerkiksi yritys ABC maksaa 12 000 dollarin palkkion johtajille ja toimihenkilöiden vastuuvakuutuksille tulevalle vuodelle. Yhtiö maksaa vakuutuksesta etukäteen ja tekee joka kuukausi mukauttavan merkinnän syntyneiden vakuutuskustannusten huomioon ottamiseksi. Alkuperäinen merkintä, jossa veloitamme ennakkomaksuja maksutiliä ja hyvitämme tiliä, jolla maksettiin kulut, haluaisi tämän:
Sitten, kuukauden kuluttua, yritys tekee mukautusmerkinnän käytetystä vakuutuksesta. Yhtiö veloittaa asianmukaiselle kulutustilille ja hyvittää ennakkomaksun kulutilin vähentääkseen omaisuuserän arvoa. Yrityksen ABC: n kuukausikorjaus olisi 12 000 dollaria jaettuna 12 kuukaudella tai 1 000 dollaria kuukaudessa. Kunkin kuukauden lopussa oikaiseva merkintä näyttää seuraavalta:
Vuokra prepaid-kuluna?
Yritykset voivat maksaa vuokran ennakolta kuukausia etukäteen saadaksesi alennuksen, tai kenties vuokranantaja vaatii ennakkomaksun vuokralaisen luoton perusteella. Joko niin, sanotaan, että yritys XYZ maksaa toimistotilaa kuusi kuukautta etukäteen, yhteensä 24 000 dollaria. Alkuperäinen merkintä on seuraava:
Sitten, kun jokainen kuukausi päättyy, taseessa olevaa ennakkomaksuttua vuokratiliä vähennetään kuukausivuokralla, joka on 24 000 dollaria jaettuna kuudelle kuukaudelle tai 4 000 dollaria kuukaudessa. Samanaikaisesti yhtiö kirjaa tuloslaskelmaan 4 000 dollarin vuokrakulut. Siten kuukausittainen oikaiseva merkintä näyttää seuraavalta:
Muut ennakkomaksut
Lisäkustannukset, joista yritys voi maksaa, sisältävät korot ja verot. Ennakkoon maksetut korot voivat syntyä, kun yritys suorittaa maksun ennen eräpäivää. Samaan aikaan jotkut yritykset maksavat veroja ennen erääntymistä, kuten arvioidun veronmaksun perustuen tulevaisuudessa mahdollisesti erääntyviin veroihin. Muihin vähemmän yleisiin ennakkomaksuihin voivat kuulua laitteiden vuokraus tai apuohjelmat.
Esimerkiksi harkitse Company Build Inc. -yritystä, joka on vuokrannut laitteen rakennustyöhön. Yhtiö maksoi 1 000 dollaria 1. huhtikuuta 2019 vuokrataksesi kappaleen työhön, joka tehdään kuukaudessa. Yhtiö tunnustaa alkuperäisen kaupan seuraavasti:
Sitten, kun laitteita käytetään ja tosiasialliset kulut syntyvät, yritys tekee seuraavan merkinnän vähentääksesi ennakkomaksujärjestelmän tiliä ja antamalla vuokrakustannukset näkyä tuloslaskelmassa:
Riippumatta siitä, onko kyse vakuutuksesta, vuokrasta, apuohjelmista vai muista etukäteen maksettavista kuluista, ne tulisi kirjata asianmukaiselle ennakkomaksujärjestelmätilille. Tämän jälkeen kunkin kauden lopussa tai kun kustannukset tosiasiallisesti aiheutuvat, olisi tehtävä oikaisuerä ennakkomaksuvarallisuustilien pienentämiseksi ja asianmukaisen tulokustannuksen kirjaamiseksi (hyvittämiseksi), joka sitten ilmestyy tuloslaskelmaan.
Miksi ennakkomaksuja ei alun perin ole tuloslaskelmassa?
Ennakkomaksuja ei sisällytetä tuloslaskelmaan yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) mukaisesti. Erityisesti GAAP-vastaavuusperiaate, joka edellyttää suoriteperusteista kirjanpitoa. Suoriteperusteinen kirjanpito edellyttää, että tuotot ja kulut kirjataan samalla ajanjaksolla kuin ne syntyvät, riippumatta siitä, milloin käteistä tai rahaa vaihdetaan. Toisin sanoen kulut on kirjattava syntymishetkellä. Siksi ennakkomaksutettuja kuluja ei kirjata tuloslaskelmaan, kun ne maksetaan, koska niitä ei ole vielä syntynyt.
