Kaksinkertaisen kirjanpidon tarkoitus on, että jokaisella kirjanpidollisella tapahtumalla on kaksi vaikutusta yrityksen talouteen. Pääkirja on tietue kunkin tapahtuman molemmilta puolilta. Jos yritys myy tuotetta, sen liikevaihto kasvaa ja kassa kasvaa yhtä suurella määrällä. Kun yritys lainaa varoja velkojalta, kassavarat kasvavat, mutta yhtiön velan saldo kasvaa samalla määrällä.
Kaksinkertaisen kirjauksen järjestelmä luo taseen, joka koostuu varoista, veloista ja pääomasta. Arkki on tasapainossa, koska yrityksen varat vastaavat aina velkojaan ja omaa pääomaa. Omaisuuserät sisältävät kaikki yrityksen omistamat tavarat, kuten varastot, käteinen, koneet, rakennukset ja jopa aineettomat hyödykkeet, kuten patentit. Velat edustavat kaikkea mitä yritys on velkaa jollekin toiselle, kuten toimittajien omistamat lyhytaikaiset tilit tai pankille maksettavat pitkäaikaiset vekselit. Oma pääoma edustaa omistajien osuutta yhtiössä. Oma pääoma voi sisältää omistajien suorittamat maksut yhtiöön plus yrityksen voitot tai vähennettynä yhtiön tappioilla.
Jokaisella merkinnällä on ”veloituspuoli” ja ”luotto” puoli, jotka on kirjattu pääkirjaan. Omaisuustilit kasvavat veloittaessaan ja vähenevät hyvitettäessä. Päinvastoin, velat ja oma pääoma kasvavat hyvitettäessä ja vähenevät kun veloitetaan. Jos omaisuuserä kasvaa veloituksen kanssa, merkinnän luottopuoli vaikuttaa joko toiseen omaisuuserään vähentämällä sitä, tai vaikuttaa velka- tai pääomatilille kasvattamalla sitä, jotta varat = velat + oma pääoma yhtälö pysyvät tasapainossa.
Esimerkiksi, jos Lucie avaa uuden ruokakaupan, hän voi aloittaa liiketoiminnan osallistumalla osaksi omia 100 000 dollarin säästöjään. Ensimmäinen kirjaus pääkirjaan olisi debit Cashille, yhtiön varojen kasvattaminen ja hyvitys omaan pääomaan, mikä lisäisi Lucien omistusosuutta yhtiössä. Jos Lucie ostaa jonkin verran hyllyyksiköitä 5 000 dollarilla yrityksen luottokortilta, seuraava kirja pääkirjaan olisi 5000 dollarin veloitus Equipmentille, yhtiön varojen kasvattaminen ja luottokorttituki 5000 dollarilla, mikä lisää vastuita yrityksen, yhtiön.
Jokaista yksittäistä tiliä varten voidaan pitää pääkirja, joka edustaa vain puolta merkinnästä. Pääkirjapäälliköllä on kuitenkin ennätyksen merkinnän molemmat puoliskot. Kun Lucie ostaa hyllyt, Equipment-osa-hakemisto näyttäisi vain puolet merkinnästä, joka on Equipmentin veloitus 5000 dollaria. Luottokortin erääntyvä pääkirja sisältäisi tietueen toisen puolen tietueen, luoton 5000 dollaria. Pääkirjassa olisi siihen kaksi riviä, jotka näyttäisivät sekä 5000 dollarin veloituksen että hyvityksen.
Wall Street Journal -lehden mukaan kaksinkertaisen pääsyn järjestelmän varhainen käyttö dokumentoitiin Luca Paciolilla 1500-luvulla. 1400-luvun kirjanpitäjät käyttivät kirjanpitoon kynää ja paperia, seuraten huolellisesti jokaista kaksinkertaista merkintää. Tilintarkastajat eivät nykyään yleensä käytä fyysistä pääkirjakirjaa; Nykyaikainen kirjanpito-ohjelmisto kuitenkin käyttää samaa taustalla olevaa käsitettä kahden kirjauksen kirjaamisesta pääkirjaan jokaisesta tapahtumasta.
